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En un sector donde la eficiencia operativa y la trazabilidad de los datos son clave, Deuma SRL, empresa argentina especializada en mantenimiento de instalaciones de aire acondicionado, logró dar un salto significativo en su gestión gracias a la implementación de Protecnus, el software de gestión líder para empresas que brindan servicios de mantenimiento preventivo y correctivo.
Hace aproximadamente 7 años, Deuma se encontraba en un punto de inflexión. El crecimiento sostenido de sus operaciones empezaba a tensar los procesos tradicionales: órdenes de trabajo en papel, planillas de Excel, historial de equipos dispersos por toda la oficina, armario lleno de carpetas y carpetas, tareas repetidas y pérdida de tiempo administrativo. La falta de trazabilidad complicaba tanto la gestión interna como la relación con los clientes.
Fue entonces cuando tomaron la decisión de implementar un software de gestión especializado. “Necesitábamos una solución robusta, que no solo nos organizara los servicios, sino que integrara todas las áreas de la empresa en un solo sistema”, nos comenta Guillermo Massucco, Gerente General de Deuma.
La implementación de Protecnus fue un antes y un después. En tan solo tres meses, Deuma logró tener el 100% de sus servicios técnicos programados y gestionados digitalmente. Esto trajo consigo una reducción del 60% en tareas administrativas y una mayor eficiencia en el manejo de tiempos y recursos. Un dato no menor es que parte del staff administrativo de Deuma, que antes estaba 100% dedicado a gestionar los servicios, ahora puede encargarse de otras áreas de la empresa, ya que las tareas de planificación, seguimiento y gestión integral de los servicios están concentradas en una sola persona, ¡cuando antes eran 3 personas tiempo completo!
La digitalización del proceso técnico fue clave: hoy los técnicos cargan los partes directamente desde la aplicación móvil, firman digitalmente y adjuntan fotos, lo que agiliza enormemente la gestión documental.
Una de las funcionalidades más valoradas por Deuma en su día a día es el monitoreo de indicadores clave (KPI) dentro de la plataforma de Protecnus. Gracias a esta funcionalidad, la empresa puede visualizar en tiempo real el rendimiento operativo de sus equipos de servicio técnico, y la evolución general del negocio.
“Antes hacíamos este tipo de seguimiento en planillas separadas, con datos que siempre llegaban tarde o incompletos. Hoy, con los paneles gráficos de Protecnus, tomamos decisiones basadas en información actualizada al instante y de una manera muy sencilla de leer.”
Este control detallado de los KPI les permitió:
En palabras de Alberto Vega, Gerente de Operaciones:
“Los indicadores se convirtieron en nuestra brújula diaria. Hoy sabemos exactamente cómo estamos funcionando y dónde podemos mejorar, sin tener que esperar a fin de mes para darnos cuenta.”
Con el complemento de Itestor, el ERP nativo que se integra con Protecnus, la empresa también logró automatizar su gestión comercial y el control de stock. Desde la misma herramienta hoy pueden:
Uno de los mayores impactos se vio del lado de los clientes de Deuma. A través de la Plataforma de Clientes de Protecnus, hoy los usuarios finales pueden acceder a su historial de servicios, descargar certificados, solicitar visitas y seguir el estado de sus equipos.
Más del 80% de los clientes activos ya utilizan la plataforma, lo que ha elevado los niveles de satisfacción percibidos. Esto se tradujo en un 35% más de renovaciones de contrato en el último año. Guillermo define en este sentido a Protecnus como “una herramienta que se paga sola a los pocos meses de uso”.
Nos comenta Alberto Vega, Gerente de Operaciones de Deuma: “El mayor beneficio que nos dio Protecnus fue poder centralizar toda nuestra operación en un solo sistema. Desde las órdenes de trabajo de los técnicos, hasta el movimiento de stock y el informe final: todo está digitalizado, unificado, ordenado y actualizado en tiempo real”. Gracias a esta integración, Deuma ganó en eficiencia, redujo errores y obtuvo mayor visibilidad sobre su operación, permitiéndole crecer sin perder calidad de servicio.
Durante la última temporada alta, una reconocida empresa argentina sufrió en sus oficinas una falla crítica en su sistema de climatización. Gracias a la planificación y agilidad que brinda Protecnus, en menos de 15 minutos Deuma ya tenía un técnico asignado, el repuesto reservado y una notificación enviada al cliente. En menos de tres horas el sistema volvió a estar operativo. Vale la pena aclarar que, en todo este proceso, el cliente podía ver en tiempo real el estado de su servicio, transmitiéndole tranquilidad y confianza, un valor agregado super importante para cualquier empresa de servicio de mantenimiento.
Los técnicos fueron protagonistas del cambio. Aunque al principio hubo cierta resistencia natural, rápidamente adoptaron la herramienta como parte de su rutina. Hoy todos utilizan la APP móvil de Protecnus para registrar tareas, acceder al historial de equipos y firmar digitalmente. Esto permitió reducir los errores de carga en un 90% y eliminar por completo el uso de papel en campo.
Cuando se les pregunta si podrían volver a trabajar sin Protecnus, desde Deuma son contundentes:
“Volver al papel, a los Excel, a las carpetas… sería retroceder años. Hoy sería inviable gestionar la empresa sin Protecnus. Es nuestra base de operaciones.”
El caso de Deuma demuestra que con las herramientas adecuadas una empresa de servicios puede transformar su gestión, mejorar la relación con sus clientes y escalar con control y eficiencia. Protecnus e Itestor no solo ayudaron a ordenar procesos, sino que se convirtieron en el motor digital de una empresa que no para de crecer.
Oscar Marín y Javier Berdial, parte de nuestro equipo comercial, recibiendo a Guillermo Massucco, Gerente General de Deuma, y a Daniel Sandoval, técnico de Deuma, en el stand de Protecnus en la feria de climatización C&R en Madrid.
Protecnus es un producto del grupo Asolvi, quien provee de forma global soluciones de gestión de servicios de campo específicos de la industria, diseñado para agilizar la gestión de servicios de mantenimiento, reducir la entrada manual de datos, mejorar la comunicación entre los distintos actores y brindarle a los clientes un valor agregado en sus servicios de mantenimiento.
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