Keyco eleva su gestión gracias a Protecnus

1- ¿Desde hace cuánto trabajan con Protecnus? ¿Cuántas personas tienen hoy en día interactuando con la herramienta entre técnicos y administrativos? 

Trabajamos con Protecnus desde el año 2021, actualmente tenemos 10 técnicos interactuando con la App y dos administrativos que utilizan la aplicación de escritorio e Itestor (el ERP integrado a Protecnus). 

2- ¿Qué desafíos enfrentaban antes de implementar Protecnus en su organización? 

Los desafíos que enfrentábamos antes de implementar Protecnus estaban relacionados a la gestión y planificación de tareas técnicas, falta de control en la gestión de órdenes de trabajo, procesos manuales, dificultades en la generación de informes, falta de trazabilidad, etc. Estos retos no solo reducían la eficiencia operativa, sino que también impactaban en la calidad del servicio ofrecido y en la satisfacción del cliente. 

3- ¿Qué fue lo que más les motivó a elegir Protecnus como su software de gestión de mantenimiento? 

Las razones principales que nos motivaron a elegir Protecnus como nuestro software de gestión de mantenimiento fueron que Protecnus está diseñado específicamente para cubrir las necesidades de mantenimiento preventivo y correctivo, además la facilidad de uso, la automatización de procesos manuales (lo que reduce el tiempo invertido y minimiza errores), la capacidad para generar informes personalizados, el respaldo de un equipo técnico que brinda soporte personalizado. La decisión se basó en la necesidad de contar con una solución confiable, escalable y orientada a mejorar la productividad y el control. 

4- ¿Cómo describiría el proceso de implementación de Protecnus? ¿Hubo alguna dificultad? 

El proceso de implementación de Protecnus fue muy estructurado y siempre acompañado por personal especializado. La plataforma fue muy acogedora en el aspecto que pudo adaptarse a las necesidades del negocio. La importación de datos existentes fue muy rápida. El éxito en la implementación fue un equipo de Soporte ágil, un plan de implementación realista y bien comunicado. 

¿Posibles dificultades? Una de ellas fue la resistencia al cambio, algunos empleados pueden mostrar resistencia a adoptar una nueva herramienta, especialmente si están acostumbrados a procesos manuales. 

5- ¿Cuánto tiempo les tomó ver los primeros beneficios tras la implementación del software? 

La implementación del software y la visualización de los beneficios fueron inmediatos, al tercer mes teníamos control de las órdenes de trabajo planificadas para el mes. El equipo técnico se adaptó rápidamente al software gracias a un entrenamiento adecuado. 

6- ¿Qué mejoras han notado en la planificación y control de sus servicios de mantenimiento? 

Básicamente ahora tenemos una visión global de las actividades gracias a la automatización del mantenimiento, los calendarios integrados muestran todas las órdenes de trabajo pendientes, asignadas y completadas, facilitando una planificación equilibrada y evitando que se dupliquen las tareas. Cumplimos con los plazos de las solicitudes de mantenimiento. Estas mejoras no solo optimizan las operaciones internas, sino que también permiten reducir costos, incrementar la productividad y fortalecer la confianza del cliente. 

7- ¿Cómo ha impactado Protecnus en la productividad del equipo de mantenimiento? 

Se redujo muchísimo del tiempo administrativo. Al automatizar la creación, seguimiento y cierre de órdenes de trabajo, los técnicos y los administrativos pueden dedicar más tiempo a tareas prácticas, en lugar de gestionar papeleo. También destacamos el acceso rápido a la información relevante. Cada técnico recibe sus tareas con especificaciones precisas, evitando confusiones o redundancias. Los reportes se generan de forma instantánea, la claridad en la asignación de tareas y la simplificación de procesos administrativos crean un entorno de trabajo más organizado y menos caótico. 

8- ¿Podría mencionar un caso específico donde Protecnus les haya ayudado a resolver un problema crítico? 

Con Protecnus pudimos detectar que existían meses en los cuales se pasaba por alto el cumplimiento de la planificación mensual, lo cual nos ayudó a controlar estos incidentes que nos ocasionaba llevar la gestión de forma manual. Protecnus no solo resuelve problemas puntuales, sino que también ayuda a las empresas a adoptar un enfoque más proactivo y estratégico en su gestión del mantenimiento. 

9- ¿Cómo ha mejorado la visibilidad y el control de los KPI (Indicadores claves de desempeño) desde que utilizan Protecnus? 

Ahora tenemos acceso a datos consolidados, es decir, a toda la información necesaria para tomar decisiones, lo que elimina la necesidad de buscar datos en múltiples fuentes. Los indicadores se actualizan automáticamente a medida que se completan tareas o se ingresan datos, permitiendo tomar decisiones rápidas y basadas en información actualizada y real. Mide la proporción de tareas completadas a tiempo, ayuda a determinar el porcentaje de tiempo que los activos están operativos frente a su tiempo total disponible. Protecnus permite generar reportes automáticos y enviarlos a los interesados en intervalos específicos, mejorando la comunicación interna. Con la recopilación histórica de datos, es posible identificar patrones que ayudan en la planificación futura. Los indicadores permiten evaluar la productividad de los técnicos y fomentar la mejora continua. 

10- ¿Qué funcionalidades de Protecnus encuentran más valiosas en su día a día? 

Las funcionalidades de Protecnus más valiosas en nuestro día a día están relacionadas a la centralización de la información y la facilidad de su uso. Protecnus permite asignar, monitorear y cerrar órdenes de trabajo de manera rápida y organizada. Genera automáticamente planes de mantenimiento preventivo, asegurando que se realicen en tiempo y forma. Evita olvidos y mejora la adherencia al cronograma. 

11- ¿Cómo ha mejorado la experiencia del cliente o la calidad del servicio que brindan desde que usan Protecnus? 

Protecnus mejoró el registro y la trazabilidad de intervenciones, ya que nos brinda la posibilidad de tener un historial detallado de cada intervención técnica y por medio de esto evita errores repetidos, mejorando la calidad del servicio. Los clientes pueden recibir información precisa sobre el estado de sus solicitudes de servicio. Los informes generados por Protecnus ofrecen datos claros sobre las intervenciones realizadas, lo que permite a las empresas proporcionar explicaciones más completas y transparentes a sus clientes. 

12- ¿De qué manera Protecnus ha facilitado el trabajo móvil y el acceso a la información en tiempo real? 

Los técnicos pueden acceder a Protecnus desde sus dispositivos móviles, como smartphones y/o tablets. A través de la App ellos reciben las tareas, actualizaciones y realizan los informes directamente desde el sitio de trabajo, sin necesidad de regresar a la oficina. 

Los datos sobre el estado de las órdenes de trabajo, el progreso de las tareas, los materiales utilizados y el tiempo dedicado se actualizan en tiempo real, lo que garantiza que tanto los técnicos como el personal administrativo tengan la misma información actualizada sin importar dónde se encuentren. Además pueden monitorear en tiempo real el progreso de todas las tareas, lo que les permite gestionar los recursos de manera eficiente y tomar decisiones rápidas para reprogramar o reasignar tareas si es necesario. 

Los técnicos pueden acceder a información detallada de los equipos, por ejemplo a las especificaciones técnicas, sin necesidad de tener acceso a documentación física. Los técnicos pueden registrar todas sus actividades, tiempo, repuestos usados y tareas realizadas, de manera rápida y precisa desde su dispositivo móvil. 

13- ¿Qué opinan sobre el Soporte y la Atención al Cliente que han recibido por parte del equipo de Protecnus? 

El Soporte y la Atención al Cliente ha sido siempre muy ágil. El equipo de Soporte de Protecnus se toma el tiempo para comprender las necesidades específicas y brinda soluciones adaptadas a su situación particular. El Soporte no sólo se limita a cuestiones operativas del software, sino que también incluye asistencia técnica relacionada con integraciones, actualizaciones del sistema, y resolución de incidencias técnicas complejas. 

Protecnus mantiene una comunicación clara y transparente, informando a los usuarios sobre el estado de sus solicitudes, los plazos de resolución y las acciones que se están tomando para solucionar problemas. 

14- ¿Recomendarían Protecnus a otras empresas de mantenimiento? ¿Por qué? 

Sí, recomendaría a otras empresas a Protecnus debido a los beneficios tangibles que experimentamos tras la implementación del software. Porque mejora en la eficiencia operativa optimizando los procesos. La plataforma no solo mejora los procesos internos, sino que también tiene un impacto directo en la rentabilidad y la satisfacción del cliente, lo que la convierte en una herramienta valiosa para cualquier organización que gestione mantenimiento de activos.