Del papel al control total: la transformación de Deuma con Protecnus
Del papel al control total
la transformación de Deuma con Protecnus
CASO DE ÉXITO
En un sector donde la eficiencia operativa y la trazabilidad de los datos son clave, Deuma SRL, empresa argentina especializada en mantenimiento de instalaciones de aire acondicionado, logró dar un salto significativo en su gestión gracias a la implementación de Protecnus, el software de gestión líder para empresas que brindan servicios de mantenimiento preventivo y correctivo.
El desafío: escalar sin perder el control
Hace aproximadamente 7 años, Deuma se encontraba en un punto de inflexión. El crecimiento sostenido de sus operaciones empezaba a tensar los procesos tradicionales: órdenes de trabajo en papel, planillas de Excel, historial de equipos dispersos por toda la oficina, armario lleno de carpetas y carpetas, tareas repetidas y pérdida de tiempo administrativo. La falta de trazabilidad complicaba tanto la gestión interna como la relación con los clientes.
Fue entonces cuando tomaron la decisión de implementar un software de gestión especializado. “Necesitábamos una solución robusta, que no solo nos organizara los servicios, sino que integrara todas las áreas de la empresa en un solo sistema”, nos comenta Guillermo Massucco, Gerente General de Deuma.
Los primeros cambios
La implementación de Protecnus fue un antes y un después. En tan solo tres meses, Deuma logró tener el 100% de sus servicios técnicos programados y gestionados digitalmente. Esto trajo consigo una reducción del 60% en tareas administrativas y una mayor eficiencia en el manejo de tiempos y recursos. Un dato no menor es que parte del staff administrativo de Deuma, que antes estaba 100% dedicado a gestionar los servicios, ahora puede encargarse de otras áreas de la empresa, ya que las tareas de planificación, seguimiento y gestión integral de los servicios están concentradas en una sola persona, ¡cuando antes eran 3 personas tiempo completo!
La digitalización del proceso técnico fue clave: hoy los técnicos cargan los partes directamente desde la aplicación móvil, firman digitalmente y adjuntan fotos, lo que agiliza enormemente la gestión documental.
Control total con indicadores en tiempo real
Una de las funcionalidades más valoradas por Deuma en su día a día es el monitoreo de indicadores clave (KPI) dentro de la plataforma de Protecnus. Gracias a esta funcionalidad, la empresa puede visualizar en tiempo real el rendimiento operativo de sus equipos de servicio técnico, y la evolución general del negocio.
“Antes hacíamos este tipo de seguimiento en planillas separadas, con datos que siempre llegaban tarde o incompletos. Hoy, con los paneles gráficos de Protecnus, tomamos decisiones basadas en información actualizada al instante y de una manera muy sencilla de leer.”
Este control detallado de los KPI les permitió:
- Detectar oportunidades de mejora en la asignación de recursos
- Medir la productividad individual por técnico y grupal
- Optimizar las rutas de servicio, entre otras cosas
En palabras de Alberto Vega, Gerente de Operaciones:
“Los indicadores se convirtieron en nuestra brújula diaria. Hoy sabemos exactamente cómo estamos funcionando y dónde podemos mejorar, sin tener que esperar a fin de mes para darnos cuenta.”
Itestor: el complemento ideal para la parte administrativa
Con el complemento de Itestor, el ERP nativo que se integra con Protecnus, la empresa también logró automatizar su gestión comercial y el control de stock. Desde la misma herramienta hoy pueden:
- Gestionar el stock de repuestos y materiales en tiempo real
- Enviar presupuestos directamente desde la herramienta
- Vincular órdenes de trabajo con movimientos de stock y de compras, entre otras cosas
Mejora en la relación con los clientes
Uno de los mayores impactos se vio del lado de los clientes de Deuma. A través de la Plataforma de Clientes de Protecnus, hoy los usuarios finales pueden acceder a su historial de servicios, descargar certificados, solicitar visitas y seguir el estado de sus equipos.
Más del 80% de los clientes activos ya utilizan la plataforma, lo que ha elevado los niveles de satisfacción percibidos. Esto se tradujo en un 35% más de renovaciones de contrato en el último año. Guillermo define en este sentido a Protecnus como “una herramienta que se paga sola a los pocos meses de uso”.
El mayor beneficio: centralización total
Nos comenta Alberto Vega, Gerente de Operaciones de Deuma: “El mayor beneficio que nos dio Protecnus fue poder centralizar toda nuestra operación en un solo sistema. Desde las órdenes de trabajo de los técnicos, hasta el movimiento de stock y el informe final: todo está digitalizado, unificado, ordenado y actualizado en tiempo real”. Gracias a esta integración, Deuma ganó en eficiencia, redujo errores y obtuvo mayor visibilidad sobre su operación, permitiéndole crecer sin perder calidad de servicio.
Un ejemplo en acción
Durante la última temporada alta, una reconocida empresa argentina sufrió en sus oficinas una falla crítica en su sistema de climatización. Gracias a la planificación y agilidad que brinda Protecnus, en menos de 15 minutos Deuma ya tenía un técnico asignado, el repuesto reservado y una notificación enviada al cliente. En menos de tres horas el sistema volvió a estar operativo. Vale la pena aclarar que, en todo este proceso, el cliente podía ver en tiempo real el estado de su servicio, transmitiéndole tranquilidad y confianza, un valor agregado super importante para cualquier empresa de servicio de mantenimiento.
Adaptación del equipo técnico
Los técnicos fueron protagonistas del cambio. Aunque al principio hubo cierta resistencia natural, rápidamente adoptaron la herramienta como parte de su rutina. Hoy todos utilizan la APP móvil de Protecnus para registrar tareas, acceder al historial de equipos y firmar digitalmente. Esto permitió reducir los errores de carga en un 90% y eliminar por completo el uso de papel en campo.
¿Volver atrás? Imposible.
Cuando se les pregunta si podrían volver a trabajar sin Protecnus, desde Deuma son contundentes:
“Volver al papel, a los Excel, a las carpetas... sería retroceder años. Hoy sería inviable gestionar la empresa sin Protecnus. Es nuestra base de operaciones.”
Conclusión
El caso de Deuma demuestra que con las herramientas adecuadas una empresa de servicios puede transformar su gestión, mejorar la relación con sus clientes y escalar con control y eficiencia. Protecnus e Itestor no solo ayudaron a ordenar procesos, sino que se convirtieron en el motor digital de una empresa que no para de crecer.
Oscar Marín y Javier Berdial, parte de nuestro equipo comercial, recibiendo a Guillermo Massucco, Gerente General de Deuma, y a Daniel Sandoval, técnico de Deuma, en el stand de Protecnus en la feria de climatización C&R en Madrid.
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Mejora la satisfacción de tus clientes y destácate frente a tu competencia
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En el competitivo sector de los Servicios de Mantenimiento, la experiencia y satisfacción del cliente es cada vez más decisiva. No basta con ofrecer un buen Servicio Técnico; hoy, las empresas que realmente destacan son aquellas que también brindan transparencia, agilidad y autogestión a sus clientes finales en todos sus servicios.
En este contexto, la Plataforma de Clientes de Protecnus se convierte en una herramienta estratégica para todas las empresas que brindan servicios de mantenimiento que quieren elevar su nivel de servicio y diferenciarse del resto. ¿Quieres saber cómo? Te lo contamos a continuación.
¿Qué es la Plataforma de Clientes de Protecnus?
La Plataforma de Clientes es un entorno digital dentro de Protecnus que permite a los clientes finales acceder directamente a toda la información relacionada con sus servicios de forma segura, centralizada y en tiempo real.
Desde esta plataforma, tus clientes pueden:
- Consultar el estado de sus servicios técnicos o instalaciones
- Descargar actas y certificados de mantenimiento
- Ver el histórico de intervenciones realizadas
- Solicitar visitas o nuevas asistencias
- Acceder a informes técnicos actualizados, entre otros.
Todo esto, sin necesidad de correos, llamadas o gestiones manuales. Un cambio radical en la forma en la que te comunicas con tus clientes.
¿Por qué es clave ofrecer este nivel de acceso y transparencia?
Hoy en día los clientes exigen respuestas inmediatas y trazabilidad total. Brindarles un portal de autogestión como el de Protecnus es una ventaja competitiva real. Algunos de los beneficios más importantes son:
- Mejora la satisfacción del cliente
Tus clientes se sienten más seguros y valorados al poder acceder, por sí mismos, a toda la información relevante sobre sus servicios. Esto reduce incertidumbres, evita malentendidos y mejora la relación comercial.
- Reduce tiempos de gestión y comunicación
Al centralizar la información, se eliminan tareas administrativas repetitivas: menos llamadas, menos correos, menos reprocesos. Todo tu equipo gana tiempo, y tus clientes también.
- Más sensación de profesionalismo y confianza
Dar acceso a una plataforma digital moderna, clara y eficiente eleva la imagen de tu empresa y genera confianza en tu capacidad de respuesta y gestión.
- Facilita auditorías y cumplimiento normativo
Gracias al histórico de documentos y al acceso inmediato a certificados y actas de servicios, tus clientes pueden prepararse mejor para inspecciones, auditorías y demás requisitos normativos. Todo está disponible, actualizado y en un solo lugar.
Diferénciate con Protecnus: tecnología que fideliza
El uso de Protecnus no solo mejora la operativa diaria: también es una estrategia de fidelización. Cuando tus clientes ven que les ofreces valor agregado, se quedan contigo, y aún mejor, te recomiendan.
En un mercado donde muchos ofrecen lo mismo, tú puedes ofrecer algo mejor. Puedes demostrar que estás comprometido con la transparencia, la eficiencia y la satisfacción del cliente. Eso, hoy, marca la diferencia.
Conclusión: La tecnología al servicio de la excelencia
Invertir en una solución como Protecnus es mucho más que digitalizar procesos. Es apostar por un modelo de gestión orientado al cliente, donde cada interacción cuenta, y cada detalle mejora la percepción del servicio.
La Plataforma de Clientes de Protecnus es una pieza clave para cualquier empresa de mantenimiento que quiera modernizar su comunicación, mejorar la experiencia de sus clientes y consolidar su posicionamiento en el sector.
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Algunas estadísticas sobre Protecnus
La digitalización en la gestión del mantenimiento ha demostrado ser una estrategia clave para aumentar la productividad, reducir costos operativos y mejorar la calidad del servicio. Diversos estudios indican que la implementación de un software de gestión de mantenimientos puede incrementar la eficiencia operativa en un 28% y reducir los tiempos de inactividad en un 20%. En Protecnus hemos podido comprobar cómo nuestros Clientes han llegado a aumentar un 35% la efectividad en sus operaciones diarias y redujeron en un 75% los errores y desvíos en los primeros 3 meses de implementación. Vaya número, ¿no?
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A continuación analizaremos los beneficios de adoptar un software especializado como Protecnus para la administración de órdenes de trabajo, control de activos, gestión de técnicos y optimización de recursos, con base en datos y tendencias del sector.
1. Reducción de costos y optimización de recursos
Uno de los principales beneficios de utilizar Protecnus es la reducción significativa de costos operativos. Según un informe de la consultora Deloitte, las empresas que digitalizan su gestión de mantenimiento pueden experimentar:
- Una reducción del 15% al 30% en los costos de mantenimiento gracias a una mejor planificación y asignación de recursos.
- Un ahorro del 23% en costos de repuestos debido a un control más eficiente del inventario.
- Un aumento del 25% en la vida útil de los equipos al implementar estrategias de mantenimiento preventivo y predictivo.
Al automatizar procesos manuales y eliminar el uso excesivo de papel y/o documentos dispersos, las empresas pueden optimizar la asignación de recursos y reducir el desperdicio de materiales.
2. Mejora en la productividad y reducción de tiempos muertos
La falta de planificación y el uso de métodos manuales pueden generar ineficiencias que afectan directamente la productividad de los técnicos y la operatividad de los equipos. Implementar Protecnus como software de gestión de mantenimiento permite:
- Reducir más de un 30% los tiempos de inactividad de los activos gracias a la detección temprana de fallos.
- Aumentar más de un 40% la eficiencia del equipo técnico, al facilitar la asignación de órdenes de trabajo y optimizar rutas de servicio.
- Disminuir más de 65% el tiempo dedicado a tareas administrativas, permitiendo que todo el equipo se concentren en tareas de mayor valor.
Estos factores contribuyen a una mayor disponibilidad de los activos y una mejor experiencia para los clientes finales.
3. ¿Qué pasa con los Mantenimientos Correctivos?
El mantenimiento correctivo, aunque necesario en algunos casos, suele ser el más costoso. Un software especializado como Protecnus nó solo permite gestionar de la mejor manera los mantenimientos correctivos, sino que también facilita la transición hacia modelos de mantenimiento preventivo y predictivo, lo que impacta positivamente en la rentabilidad de la empresa. ¿Por qué?
- Las empresas que implementan y cumplen con el plan de mantenimiento preventivo reducen en un 45% las fallas imprevistas.
- El mantenimiento predictivo puede disminuir los costos de reparación hasta en un 40%.
- Se estima que cada inversión en mantenimiento preventivo puede evitar entre tres y cinco veces ese coste en reparaciones y pérdidas de producción.
Gracias a herramientas como el historial de mantenimiento, notificaciones automatizadas y análisis de datos, las empresas pueden anticiparse a fallos críticos y programar intervenciones con tiempo.
4. Trazabilidad y mejora en la toma de decisiones
Contar con información en tiempo real y registros históricos permite a las empresas mejorar su capacidad de análisis y toma de decisiones. Los beneficios incluyen:
- Un 85% de mejora en la precisión de los informes de mantenimiento, lo que facilita auditorías y cumplimiento normativo, algo super importante en muchas industrias (PCI, HVAC, Energía, entre otras)
- Una reducción del 75% en el tiempo necesario para generar reportes y analizar indicadores clave de desempeño (KPIs).
- Mayor transparencia en la gestión del equipo técnico, evitando problemas de comunicación y reduciendo errores operativos.
El acceso a datos en tiempo real mejora la capacidad de reacción ante imprevistos y permite optimizar la planificación a corto y largo plazo.
Conclusión
La adopción de Protecnus como software de gestión de Servicios de Mantenimiento no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también impacta directamente en la rentabilidad y competitividad de una empresa de servicios. La reducción de costos, el aumento de la productividad, la implementación de estrategias preventivas y la mejora en la toma de decisiones son algunos de los beneficios clave que hacen que la inversión en este tipo de soluciones sea altamente rentable.
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¡No temas al cambio! Implementación ágil y rápida con Protecnus
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Implementación ágil y rápida con Protecnus
Cuando una empresa de Servicios de Mantenimiento decide implementar un nuevo software de gestión, la rapidez y efectividad con la que sus equipos administrativos y técnicos logran adaptarse a la nueva herramienta pueden marcar la diferencia entre una transición exitosa o un proceso frustrante. En Protecnus, entendemos esta necesidad y es por ello que contamos con un Departamento de Implementación y Formación especializado en acompañar a nuestros clientes desde el primer día.
Este enfoque nos diferencia de muchas soluciones en el mercado que carecen de un equipo propio para guiar a los usuarios en sus primeros pasos, dejándolos sin el soporte adecuado para aprovechar al máximo la herramienta.
A continuación, exploramos 5 ventajas clave de contar con un equipo de Implementación y Formación, y 5 desventajas de optar por soluciones que no brindan este soporte especializado.
5 Ventajas de un Departamento de Implementación y Formación
✅ Adaptación rápida y efectiva
Nuestro equipo de implementación diseña un plan personalizado para cada cliente, asegurando que la transición al software sea fluida y que los procesos internos se optimicen desde el primer momento.
✅ Reducción de errores y tiempos de inactividad
Sin una guía adecuada, es común que los usuarios cometan errores al usar nuevas herramientas. Nuestro equipo evita estos problemas, asegurando que el personal reciba formación específica para minimizar incidencias.
✅ Acompañamiento continuo y formación permanente
No solo brindamos capacitación inicial, sino que también ofrecemos formación continua para que los usuarios siempre estén al día con nuevas funcionalidades y mejores prácticas.
✅ Soporte Técnico más eficiente
Al trabajar de la mano con el equipo de Implementación, nuestro Soporte Técnico entiende mejor las necesidades y particularidades de cada cliente, lo que permite resolver incidencias de manera más rápida y efectiva.
✅ Mayor retorno de inversión (ROI)
Una correcta implementación y formación garantizan que el software se utilice al máximo de su capacidad, lo que se traduce en una mayor eficiencia operativa y un mejor aprovechamiento de los recursos de la empresa, es decir, más rentabilidad.
5 Desventajas de soluciones sin un Departamento de Implementación y Formación
❌ Curva de aprendizaje más larga y complicada
Sin un equipo que guíe la transición, los usuarios tardan mucho más en familiarizarse con el software, lo que retrasa la plena operatividad del sistema.
❌ Mayor cantidad de errores y frustración del equipo
La falta de formación adecuada puede llevar a que el personal administrativo y técnicos usen incorrectamente la herramienta, generando errores que afectan la productividad y generan resistencia al cambio.
❌ Soporte Técnico sobrecargado y menos efectivo
Cuando un software no cuenta con un equipo de Implementación, el Soporte Técnico suele verse saturado con consultas básicas que podrían haberse resuelto con una buena capacitación inicial.
❌ Desaprovechamiento del software
Si los usuarios no entienden cómo usar el sistema correctamente, es probable que recurran a soluciones manuales o sigan dependiendo de procesos obsoletos, desaprovechando la inversión en tecnología.
❌ Costos ocultos y pérdida de tiempo
La falta de formación genera inconvenientes, necesidad de contratar consultorías externas y pérdida de tiempo en resolver problemas que podrían haberse evitado con un acompañamiento adecuado desde el inicio.
Conclusión
Elegir un software de gestión no es solo una cuestión de funcionalidades, sino también de cómo se implementa y cómo se acompaña a los usuarios en su adopción. En Protecnus, nuestro Departamento de Implementación y Formación garantiza que cada cliente reciba el apoyo necesario para sacar el máximo provecho a la plataforma desde el primer día.
Si estás buscando un software que no sólo te ofrezca una solución potente, sino también el respaldo de un equipo especializado para asegurar una transición exitosa, Protecnus es la elección correcta.
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Keyco eleva su gestión gracias a Protecnus
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caso de éxito
Recientemente, tuvimos la oportunidad de conversar con Viviana Rodríguez, representante de Keyco Ascensores, una destacada empresa ecuatoriana especializada en soluciones de transporte vertical. Durante la entrevista, Viviana compartió detalladamente el proceso de implementación de Protecnus en su organización y los beneficios obtenidos al integrar esta herramienta en sus operaciones de Servicio Técnico. Keyco, comprometida con la innovación y la calidad, encontró en Protecnus una solución que les permitió optimizar la gestión del mantenimiento, mejorar la eficiencia operativa y fortalecer la satisfacción de sus clientes. A continuación, exploraremos cómo esta colaboración ha elevado los estándares de servicio y eficiencia en Keyco.
1- ¿Desde hace cuánto trabajan con Protecnus? ¿Cuántas personas tienen hoy en día interactuando con la herramienta entre técnicos y administrativos?
Trabajamos con Protecnus desde el año 2021, actualmente tenemos 10 técnicos interactuando con la App y dos administrativos que utilizan la aplicación de escritorio e Itestor (el ERP integrado a Protecnus).
2- ¿Qué desafíos enfrentaban antes de implementar Protecnus en su organización?
Los desafíos que enfrentábamos antes de implementar Protecnus estaban relacionados a la gestión y planificación de tareas técnicas, falta de control en la gestión de órdenes de trabajo, procesos manuales, dificultades en la generación de informes, falta de trazabilidad, etc. Estos retos no solo reducían la eficiencia operativa, sino que también impactaban en la calidad del servicio ofrecido y en la satisfacción del cliente.
3- ¿Qué fue lo que más les motivó a elegir Protecnus como su software de gestión de mantenimiento?
Las razones principales que nos motivaron a elegir Protecnus como nuestro software de gestión de mantenimiento fueron que Protecnus está diseñado específicamente para cubrir las necesidades de mantenimiento preventivo y correctivo, además la facilidad de uso, la automatización de procesos manuales (lo que reduce el tiempo invertido y minimiza errores), la capacidad para generar informes personalizados, el respaldo de un equipo técnico que brinda soporte personalizado. La decisión se basó en la necesidad de contar con una solución confiable, escalable y orientada a mejorar la productividad y el control.
4- ¿Cómo describiría el proceso de implementación de Protecnus? ¿Hubo alguna dificultad?
El proceso de implementación de Protecnus fue muy estructurado y siempre acompañado por personal especializado. La plataforma fue muy acogedora en el aspecto que pudo adaptarse a las necesidades del negocio. La importación de datos existentes fue muy rápida. El éxito en la implementación fue un equipo de Soporte ágil, un plan de implementación realista y bien comunicado.
¿Posibles dificultades? Una de ellas fue la resistencia al cambio, algunos empleados pueden mostrar resistencia a adoptar una nueva herramienta, especialmente si están acostumbrados a procesos manuales.
5- ¿Cuánto tiempo les tomó ver los primeros beneficios tras la implementación del software?
La implementación del software y la visualización de los beneficios fueron inmediatos, al tercer mes teníamos control de las órdenes de trabajo planificadas para el mes. El equipo técnico se adaptó rápidamente al software gracias a un entrenamiento adecuado.
6- ¿Qué mejoras han notado en la planificación y control de sus servicios de mantenimiento?
Básicamente ahora tenemos una visión global de las actividades gracias a la automatización del mantenimiento, los calendarios integrados muestran todas las órdenes de trabajo pendientes, asignadas y completadas, facilitando una planificación equilibrada y evitando que se dupliquen las tareas. Cumplimos con los plazos de las solicitudes de mantenimiento. Estas mejoras no solo optimizan las operaciones internas, sino que también permiten reducir costos, incrementar la productividad y fortalecer la confianza del cliente.
7- ¿Cómo ha impactado Protecnus en la productividad del equipo de mantenimiento?
Se redujo muchísimo del tiempo administrativo. Al automatizar la creación, seguimiento y cierre de órdenes de trabajo, los técnicos y los administrativos pueden dedicar más tiempo a tareas prácticas, en lugar de gestionar papeleo. También destacamos el acceso rápido a la información relevante. Cada técnico recibe sus tareas con especificaciones precisas, evitando confusiones o redundancias. Los reportes se generan de forma instantánea, la claridad en la asignación de tareas y la simplificación de procesos administrativos crean un entorno de trabajo más organizado y menos caótico.
8- ¿Podría mencionar un caso específico donde Protecnus les haya ayudado a resolver un problema crítico?
Con Protecnus pudimos detectar que existían meses en los cuales se pasaba por alto el cumplimiento de la planificación mensual, lo cual nos ayudó a controlar estos incidentes que nos ocasionaba llevar la gestión de forma manual. Protecnus no solo resuelve problemas puntuales, sino que también ayuda a las empresas a adoptar un enfoque más proactivo y estratégico en su gestión del mantenimiento.
9- ¿Cómo ha mejorado la visibilidad y el control de los KPI (Indicadores claves de desempeño) desde que utilizan Protecnus?
Ahora tenemos acceso a datos consolidados, es decir, a toda la información necesaria para tomar decisiones, lo que elimina la necesidad de buscar datos en múltiples fuentes. Los indicadores se actualizan automáticamente a medida que se completan tareas o se ingresan datos, permitiendo tomar decisiones rápidas y basadas en información actualizada y real. Mide la proporción de tareas completadas a tiempo, ayuda a determinar el porcentaje de tiempo que los activos están operativos frente a su tiempo total disponible. Protecnus permite generar reportes automáticos y enviarlos a los interesados en intervalos específicos, mejorando la comunicación interna. Con la recopilación histórica de datos, es posible identificar patrones que ayudan en la planificación futura. Los indicadores permiten evaluar la productividad de los técnicos y fomentar la mejora continua.
10- ¿Qué funcionalidades de Protecnus encuentran más valiosas en su día a día?
Las funcionalidades de Protecnus más valiosas en nuestro día a día están relacionadas a la centralización de la información y la facilidad de su uso. Protecnus permite asignar, monitorear y cerrar órdenes de trabajo de manera rápida y organizada. Genera automáticamente planes de mantenimiento preventivo, asegurando que se realicen en tiempo y forma. Evita olvidos y mejora la adherencia al cronograma.
11- ¿Cómo ha mejorado la experiencia del cliente o la calidad del servicio que brindan desde que usan Protecnus?
Protecnus mejoró el registro y la trazabilidad de intervenciones, ya que nos brinda la posibilidad de tener un historial detallado de cada intervención técnica y por medio de esto evita errores repetidos, mejorando la calidad del servicio. Los clientes pueden recibir información precisa sobre el estado de sus solicitudes de servicio. Los informes generados por Protecnus ofrecen datos claros sobre las intervenciones realizadas, lo que permite a las empresas proporcionar explicaciones más completas y transparentes a sus clientes.
12- ¿De qué manera Protecnus ha facilitado el trabajo móvil y el acceso a la información en tiempo real?
Los técnicos pueden acceder a Protecnus desde sus dispositivos móviles, como smartphones y/o tablets. A través de la App ellos reciben las tareas, actualizaciones y realizan los informes directamente desde el sitio de trabajo, sin necesidad de regresar a la oficina.
Los datos sobre el estado de las órdenes de trabajo, el progreso de las tareas, los materiales utilizados y el tiempo dedicado se actualizan en tiempo real, lo que garantiza que tanto los técnicos como el personal administrativo tengan la misma información actualizada sin importar dónde se encuentren. Además pueden monitorear en tiempo real el progreso de todas las tareas, lo que les permite gestionar los recursos de manera eficiente y tomar decisiones rápidas para reprogramar o reasignar tareas si es necesario.
Los técnicos pueden acceder a información detallada de los equipos, por ejemplo a las especificaciones técnicas, sin necesidad de tener acceso a documentación física. Los técnicos pueden registrar todas sus actividades, tiempo, repuestos usados y tareas realizadas, de manera rápida y precisa desde su dispositivo móvil.
13- ¿Qué opinan sobre el Soporte y la Atención al Cliente que han recibido por parte del equipo de Protecnus?
El Soporte y la Atención al Cliente ha sido siempre muy ágil. El equipo de Soporte de Protecnus se toma el tiempo para comprender las necesidades específicas y brinda soluciones adaptadas a su situación particular. El Soporte no sólo se limita a cuestiones operativas del software, sino que también incluye asistencia técnica relacionada con integraciones, actualizaciones del sistema, y resolución de incidencias técnicas complejas.
Protecnus mantiene una comunicación clara y transparente, informando a los usuarios sobre el estado de sus solicitudes, los plazos de resolución y las acciones que se están tomando para solucionar problemas.
14- ¿Recomendarían Protecnus a otras empresas de mantenimiento? ¿Por qué?
Sí, recomendaría a otras empresas a Protecnus debido a los beneficios tangibles que experimentamos tras la implementación del software. Porque mejora en la eficiencia operativa optimizando los procesos. La plataforma no solo mejora los procesos internos, sino que también tiene un impacto directo en la rentabilidad y la satisfacción del cliente, lo que la convierte en una herramienta valiosa para cualquier organización que gestione mantenimiento de activos.
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¿Falta de materiales o exceso de stock? Gestiona tu almacén con Protecnus
¿Falta de materiales o exceso de stock?
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Una gestión eficiente del inventario es clave para el éxito de cualquier empresa de Servicios de Mantenimiento que maneje materiales y repuestos. Tener demasiado stock inmoviliza capital y genera costos adicionales, mientras que la falta de inventario puede afectar la operatividad y provocar retrasos en los servicios técnicos.
Aquí es donde Protecnus juega un papel crucial. Nuestro software te permite llevar un control preciso de los materiales, evitando pérdidas y optimizando la gestión del stock. En este artículo, exploraremos cómo Protecnus te ayuda a encontrar el equilibrio perfecto en tu inventario.
Los problemas de una mala gestión de inventario
Si el control de materiales no es eficiente, pueden surgir múltiples problemas, tales como:
- Exceso de stock: ocupa espacio innecesario, aumenta costos de almacenamiento y puede generar desperdicio si los materiales tienen caducidad.
- Falta de materiales: provoca retrasos en los servicios, afecta la productividad y puede incrementar los costos por compras de última hora.
- Errores humanos: una gestión manual del inventario conlleva riesgos de omisiones, registros incorrectos y pérdida de información.
Para evitar estos inconvenientes, contar con un software automatizado como Protecnus es la solución ideal para cualquier empresa de Servicios de Mantenimiento.
¿Cómo Protecnus optimiza la gestión de inventario?
Protecnus ofrece herramientas avanzadas para un control eficaz del stock, permitiéndote gestionar los materiales con mayor precisión. Estas son algunas de sus funcionalidades clave:
- Registro detallado de materiales
Protecnus permite llevar un registro preciso de cada material, incluyendo:
- Cantidad disponible
- Ubicación en almacén
- Historial de movimientos
- Fecha de ingreso y salida
Esto facilita la trazabilidad y reduce los riesgos de pérdidas o duplicaciones.
- Alertas de stock mínimo y máximo
Configura alertas automáticas para recibir notificaciones cuando un material alcance su nivel mínimo o máximo. De este modo, evitas la falta de insumos y previenes compras innecesarias.
- Integración con órdenes de trabajo
El sistema vincula automáticamente el uso de materiales con las órdenes de trabajo, asegurando un control más preciso y evitando desperdicios.
Beneficios de una gestión de inventario eficiente con Protecnus
Implementar Protecnus en la gestión de inventario proporciona múltiples ventajas:
✅ Reducción de costos de almacenamiento y desperdicio
✅ Mayor eficiencia operativa y disponibilidad de materiales
✅ Eliminación de errores humanos en el registro de stock
✅ Mejor planificación y optimización de compras
Al mantener un control óptimo de los materiales, tu empresa puede mejorar la rentabilidad y evitar imprevistos.
Conclusión
El equilibrio en la gestión de inventario es esencial para evitar pérdidas y mejorar la eficiencia operativa. Con Protecnus, puedes optimizar el control de materiales, evitar excesos o faltantes y mejorar la planificación de compras.
Si aún no utilizas Protecnus para gestionar tu inventario, ¡es el momento de dar el paso! Optimiza toda tu empresa de Servicios de Mantenimiento con Protecnus y logra una rentabilidad increíble
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Protego y Protecnus: Un verdadero caso de éxito en Chile
Protego y Protecnus:
Un verdadero caso de éxito en Chile
La gestión eficiente de servicios de Mantenimiento es un desafío constante para las empresas que buscan mantenerse a la vanguardia en sectores altamente exigentes, como lo es la Seguridad y Protección Contra Incendios. Protego, una destacada empresa chilena experta en Seguridad y PCI con más de 20 años de experiencia, ha logrado optimizar sus procesos operativos y aumentar la satisfacción de sus clientes gracias al uso de nuestro software Protecnus.
En una entrevista exclusiva con Rodrigo Labrín, Sub Gerente del Departamento de Servicios Técnicos de Protego, nos compartió su experiencia con nuestra herramienta, destacando cómo Protecnus les ha permitido mejorar la organización y el seguimiento de los servicios en sus operaciones diarias. Además, comentó cómo la funcionalidad móvil ha sido clave para potenciar la productividad de sus técnicos en campo.
Los números de Protego
+
0
Años utilizando Protecnus
+
0
Usuarios administrativos
+
0
Técnicos de Mantenimiento
Nos comenta Rodrigo:
“La planificación y el control con la herramienta es mucho mejor. Está todo digitalizado, puedes planificar con tiempo. La coordinación permite hacer cambios con anticipación, que el técnico reciba la información antes de venir a la oficina, que sepa lo que tiene que hacer, a dónde tiene que ir… todo eso es un plus y mejora la eficiencia en el resultado de lo que nosotros hacemos.”
¿Cuáles son las funciones más valiosas?
“La facilidad en la programación. Programar los servicios, calendarizar las mantenciones preventivas y correctivas. Las funciones donde el cliente tiene acceso a revisar el status de sus servicios se valora mucho, es super relevante. La experiencia del cliente efectivamente ha mejorado. El cliente lo valora mucho, de hecho nos ha retroalimentado de esa información. Le gusta principalmente la forma en que reciben los resultados de los mantenimientos, y los tiempos también. El hecho de recibir de manera inmediata el status de tus instalaciones es super valioso y permite tomar acciones correctivas, en caso de que sean necesario, más rápido.”
¿Qué ventajas encuentran al trabajar con Protecnus?
“Nos permite estar en línea con el técnico de manera directa. Saber donde está, qué está haciendo, a qué hora llegó, si cumplió, si el servicio se está ejecutando o ya se ha ejecutado. Eso es lo que en el fondo facilita el trabajo y nos da un plus.”
¿De qué manera se han visto beneficiados al digitalizar sus servicios con Protecnus?
“Desde la base en el que ya la planificación está hecha con anticipación, ingresada al software con tiempo y saber un mes antes qué tengo que hacer, me permite planificar las herramientas, los materiales y todo lo que es necesario. Eso ya es tiempo y es ahorro en todo sentido.”
¡Muchísimas gracias Rodrigo y Protego por compartir su historia! Te invitamos a conocer más sobre este caso de éxito y descubrir cómo Protecnus puede ser el aliado estratégico para tu empresa. ¡Mira la entrevista completa!
https://youtu.be/vJej_FkyzQo
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Protecnus vs. Gestión Tradicional del Mantenimiento
Protecnus vs. Gestión tradicional del Mantenimiento: un Antes y un Después en tu empresa de servicios
Las empresas de servicios enfrentan permanentemente el reto de mejorar su eficiencia operativa y mantener la calidad en cada interacción con sus clientes. Aquí es donde entra en juego Protecnus, una herramienta que marca un antes y un después en la forma de gestionar tu empresa de servicios.
Pero, ¿qué ventajas ofrece frente a los métodos tradicionales? Descúbrelo en este artículo.
Protecnus es una solución tecnológica integral diseñada para optimizar la gestión operativa, administrativa y técnica de empresas de servicios de Mantenimiento. Su objetivo principal es simplificar procesos complejos, ahorrar tiempo y garantizar un control total de las operaciones de las empresas. Esto impacta de manera directa en la rentabilidad de las empresas, las cuales se ven muy beneficiadas por los ahorros en tiempos, costos, recursos, etc.
Gestión Tradicional: el costo de la ineficiencia
Las empresas que todavía dependen de Excel, métodos manuales (papel) y/o softwares desactualizados o ineficientes, enfrentan varios desafíos:
- Falta de automatización: procesos como la planificación, el seguimiento de actividades o la generación de informes suelen ser lentos y propensos a errores.
- Poca trazabilidad: es complicado obtener una visión completa de las operaciones en tiempo real. Acceder al histórico de servicios o de un equipo puntual puede ser una misión imposible.
- Consumo de tiempo y recursos: la gestión manual de datos puede ralentizar el flujo de trabajo y obviamente requerir más recursos humanos (el valioso tiempo de las personas).
Las Ventajas de implementar Protecnus
- Automatización completa: desde la planificación de tareas, hasta la generación de informes y certificados, Protecnus automatiza todo, reduciendo la carga administrativa y haciendo que el proceso operativo sea mucho más ágil y seguro, incluyendo el envío de informes y actas a los clientes finales.
- Control en tiempo real: Protecnus centraliza toda la información en su potente base de datos, permitiendo un seguimiento detallado de cada proyecto y tarea. Además, permite monitorear la ubicación de todos los grupos de técnicos y el estado en que se encuentran (trabajando, parada, desconectado, etc.)
- Gestión eficiente de recursos: Protecnus permite asignar técnicos, controlar inventarios y coordinar equipos en campo de manera eficiente, asegurando el uso óptimo de recursos. Además, puede integrar a todo el equipo de trabajo ya que su ERP combina los departamentos de contabilidad, facturación, ventas, compras, etc.
- Reducción de errores: gracias a su sistema 100% digital, se minimizan los errores asociados al ingreso manual de datos y de lectura, mejorando la precisión y confiabilidad de la información.
- Experiencia del cliente mejorada: la automatización de los informes y el hecho de darle acceso a tus clientes a la información en tiempo real de sus servicios, garantizan respuestas rápidas y soluciones efectivas a los problemas de los clientes. Créelo, ellos lo valoran muchísimo.
¿Por qué cambiar ahora?
El cambio hacia una gestión digital no es solo una mejora operativa, es una inversión en el futuro de tu negocio, en la mayoría de las veces a corto plazo. Con Protecnus, tu empresa estará equipada para adaptarse a las demandas del mercado, mejorar su competitividad y garantizar un crecimiento sostenible.
Conclusión
La elección entre seguir con la gestión tradicional o dar el salto hacia una herramienta innovadora como Protecnus puede definir el éxito de tu empresa de servicios. La decisión es tuya: seguir luchando contra la ineficiencia o transformarte con la tecnología.
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Termina el año y te damos 5 razones para comenzar el 2025 con Protencus
Termina el año y te damos 5 razones para comenzar el 2025 con Protecnus
Con la llegada de un nuevo año, las empresas de servicios de Mantenimiento tienen la oportunidad de repensar sus estrategias y procesos. Si buscas optimizar tu negocio, el 2025 es el momento ideal para implementar un software de gestión de servicios de Mantenimiento como Protecnus. A continuación, te presentamos cinco razones claves para dar este paso y llevar tu empresa al siguiente nivel.
1. Simplificación de la planificación y gestión de los servicios
Uno de los principales retos de las empresas de Mantenimiento es coordinar y planificar las actividades de forma eficaz. Protecnus permite centralizar la programación de tareas, asignar recursos de manera ágil y mantener un seguimiento claro de cada servicio particular. Con un sistema que automatiza y organiza la carga de trabajo, los tiempos de respuesta se reducen y la productividad aumenta.
2. Reducción de errores y pérdidas de información
El uso de procesos manuales y documentos físicos a menudo resulta en errores y pérdida de información. Protecnus digitaliza y unifica toda la información relevante en una plataforma segura, minimizando estos riesgos. Desde la gestión de órdenes de trabajo hasta el acceso a históricos de revisiones, la precisión en los datos se traduce en decisiones mejor fundamentadas y operaciones más fluidas.
3. Análisis detallado para toma de decisiones estratégicas
Con un software de gestión de servicios, contarás con informes y estadísticas detalladas sobre el rendimiento de tus operaciones. Estos datos permiten identificar áreas de mejora, evaluar el cumplimiento de los tiempos y ajustar las estrategias generales. Protecnus proporciona herramientas de análisis que ayudan a tomar decisiones basadas en hechos y a planificar mejor el crecimiento de tu negocio.
4. Ahorro de tiempo y costos operativos
Automatizar procesos como la asignación de trabajos, la gestión de inventarios y la generación de informes reduce significativamente el tiempo dedicado a tareas administrativas. Este ahorro de tiempo permite a tu equipo enfocarse en actividades de mayor valor, aumentando la eficiencia operativa y reduciendo los costos generales de operación. Las empresas que implementan Protecnus logran optimizar recursos y mejorar la rentabilidad.
5. Escalabilidad y adaptación a las necesidades del negocio
A medida que tu empresa crece, también lo hacen sus necesidades. Protecnus está diseñado para adaptarse y escalar con tu negocio, permitiendo integrar nuevos módulos y funcionalidades según se requiera. Esta flexibilidad asegura que puedas seguir optimizando tus procesos sin tener que cambiar de plataforma o lidiar con incompatibilidades tecnológicas.
Facilita el trabajo de cualquier gerente o supervisor de Mantenimiento
Una de las mayores ventajas de implementar Protecnus es la oportunidad de tener todos los servicios de mantenimiento centralizados en un único sistema. Esto no solo facilita la supervisión de cada servicio en particular, sino que también permite a los gerentes identificar rápidamente el estado de cada tarea mediante un sistema de colores intuitivo. Ya sea que un servicio esté planificado, en proceso o finalizado, el sistema visual facilita la gestión y priorización de trabajos. Esta funcionalidad mejora la organización y permite tomar decisiones rápidas y precisas para optimizar el flujo de trabajo.
¡No más papel! Todas las revisiones, check lists y firmas son digitales.
Protecnus ofrece a los técnicos de campo la ventaja de tener toda la información de los servicios unificada en su dispositivo móvil, lo que les ahorra un tiempo valioso al realizar sus tareas. Con acceso directo a datos relevantes y actualizados, los técnicos pueden ejecutar los servicios de manera más rápida y eficiente, sin depender de múltiples fuentes de información o papeleo. Además, la carga de datos de revisión se simplifica gracias a la interfaz intuitiva de la plataforma, reduciendo errores y permitiendo que los técnicos se concentren en ofrecer un servicio de alta calidad.
Comenzar el 2025 con un software de gestión de servicios de Mantenimiento como Protecnus es un paso esencial para las empresas que buscan mejorar su eficiencia, reducir errores y maximizar su rentabilidad. No dejes pasar la oportunidad de digitalizar tus procesos y establecer una base sólida para el éxito a corto y mediano plazo.
Desde el equipo de Protecnus queremos agradecer por acompañarnos este año y desearles una Feliz Navidad y un próspero Año Nuevo. Que el 2025 traiga nuevas oportunidades, crecimiento y éxito para tu empresa. ¡Estamos aquí para ayudarte a alcanzar tus objetivos!
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¿Cómo Asinteg transformó su gestión del Mantenimiento con Protecnus? Más Rapidez, Control y Eficiencia
¿Cómo Asinteg transformó su gestión del Mantenimiento con Protecnus?
Más Rapidez, Control y Eficiencia
En el competitivo mundo de los Servicios de Mantenimiento, la eficiencia y el control son clave para brindar un servicio de calidad. Este caso de éxito resalta cómo una empresa, tras enfrentar desafíos significativos en la gestión de sus servicios, logró optimizar su operación gracias a Protecnus, el software líder en gestión de Mantenimientos de instalaciones de Seguridad y PCI.
Asinteg Seguridad SL
Empresa española que desde 2014 realiza instalaciones y mantenimiento de sistemas de Protección Contra Incendios. Con más de 500 clientes satisfechos durante esta década, Asinteg se perfila como una empresa referente y con amplia experiencia y conocimiento en sistemas de PCI.
El desafío inicial
Antes de implementar Protecnus, Asinteg se enfrentaba a desafíos recurrentes, especialmente en la integración del mantenimiento con sus clientes y el control de costos. Estas dificultades ralentizaban los procesos, afectando la calidad del servicio y dificultando la planificación eficiente.
La solución: Elegir Protecnus
Durante este 2024, la empresa decidió dar un paso adelante al implementar Protecnus. Su decisión estuvo impulsada por la amplia gama de funcionalidades que el software ofrece diseñadas para facilitar la ejecución de tareas, y además por su amplia experiencia en el sector de la Seguridad y Protección Contra Incendios. La funcionalidad móvil, particularmente útil para los mantenimientos, fue un factor decisivo en su elección.
El proceso de implementación
El camino hacia la transformación no fue sencillo, ya que la implantación siempre es la fase más tediosa, pero nos comenta Cristina, quien trabaja en el Departamento Técnico, que en menos de un mes ya comenzaron a notar que todo el proceso había valido la pena. Este periodo inicial permitió al equipo volcar toda la información necesaria y adaptarse al sistema sin mayores problemas.
Impacto y resultados
Desde la implementación, los beneficios han sido evidentes:
- Rapidez y fluidez en la ejecución de trabajos, optimizando la planificación y el control de los servicios.
- Productividad del equipo en aumento gracias a herramientas como la gestión de partes de revisión, informes y certificados.
- Mejora significativa en el control y la visibilidad de los costos, lo que permitió ahorrar tiempo y tomar decisiones más informadas.
- Incremento en la calidad del servicio, derivado de un mejor control y acceso a información en tiempo real.
Cristina Amado - Departamento Técnico
¿Asinteg recomendaría Protecnus?
La respuesta de Cristina fue un rotundo sí. Este software ha demostrado ser una herramienta clave para transformar los desafíos en oportunidades, logrando que la empresa sea más ágil, productiva y orientada al cliente. Además valoraron positivamente la rápida respuesta del equipo de Protecnus ante cualquier consulta como parte del soporte técnico.
Protecnus: Una apuesta segura para la gestión de Mantenimiento
Este caso de éxito refleja cómo Protecnus no solo resuelve problemas operativos, sino que también impulsa a las empresas a alcanzar nuevos niveles de eficiencia y calidad. Si buscas optimizar tus procesos, Protecnus es la solución que necesitas.
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