Optimización y Eficiencia en tus Servicios de Mantenimiento
Algunas estadísticas sobre Protecnus
La digitalización en la gestión del mantenimiento ha demostrado ser una estrategia clave para aumentar la productividad, reducir costos operativos y mejorar la calidad del servicio. Diversos estudios indican que la implementación de un software de gestión de mantenimientos puede incrementar la eficiencia operativa en un 28% y reducir los tiempos de inactividad en un 20%. En Protecnus hemos podido comprobar cómo nuestros Clientes han llegado a aumentar un 35% la efectividad en sus operaciones diarias y redujeron en un 75% los errores y desvíos en los primeros 3 meses de implementación. Vaya número, ¿no?
1. Reducción de costos y optimización de recursos
Uno de los principales beneficios de utilizar Protecnus es la reducción significativa de costos operativos. Según un informe de la consultora Deloitte, las empresas que digitalizan su gestión de mantenimiento pueden experimentar:
- Una reducción del 15% al 30% en los costos de mantenimiento gracias a una mejor planificación y asignación de recursos.
- Un ahorro del 23% en costos de repuestos debido a un control más eficiente del inventario.
- Un aumento del 25% en la vida útil de los equipos al implementar estrategias de mantenimiento preventivo y predictivo.
Al automatizar procesos manuales y eliminar el uso excesivo de papel y/o documentos dispersos, las empresas pueden optimizar la asignación de recursos y reducir el desperdicio de materiales.
2. Mejora en la productividad y reducción de tiempos muertos
La falta de planificación y el uso de métodos manuales pueden generar ineficiencias que afectan directamente la productividad de los técnicos y la operatividad de los equipos. Implementar Protecnus como software de gestión de mantenimiento permite:
- Reducir más de un 30% los tiempos de inactividad de los activos gracias a la detección temprana de fallos.
- Aumentar más de un 40% la eficiencia del equipo técnico, al facilitar la asignación de órdenes de trabajo y optimizar rutas de servicio.
- Disminuir más de 65% el tiempo dedicado a tareas administrativas, permitiendo que todo el equipo se concentren en tareas de mayor valor.
Estos factores contribuyen a una mayor disponibilidad de los activos y una mejor experiencia para los clientes finales.
3. ¿Qué pasa con los Mantenimientos Correctivos?
El mantenimiento correctivo, aunque necesario en algunos casos, suele ser el más costoso. Un software especializado como Protecnus nó solo permite gestionar de la mejor manera los mantenimientos correctivos, sino que también facilita la transición hacia modelos de mantenimiento preventivo y predictivo, lo que impacta positivamente en la rentabilidad de la empresa. ¿Por qué?
- Las empresas que implementan y cumplen con el plan de mantenimiento preventivo reducen en un 45% las fallas imprevistas.
- El mantenimiento predictivo puede disminuir los costos de reparación hasta en un 40%.
- Se estima que cada inversión en mantenimiento preventivo puede evitar entre tres y cinco veces ese coste en reparaciones y pérdidas de producción.
Gracias a herramientas como el historial de mantenimiento, notificaciones automatizadas y análisis de datos, las empresas pueden anticiparse a fallos críticos y programar intervenciones con tiempo.
4. Trazabilidad y mejora en la toma de decisiones
Contar con información en tiempo real y registros históricos permite a las empresas mejorar su capacidad de análisis y toma de decisiones. Los beneficios incluyen:
- Un 85% de mejora en la precisión de los informes de mantenimiento, lo que facilita auditorías y cumplimiento normativo, algo super importante en muchas industrias (PCI, HVAC, Energía, entre otras)
- Una reducción del 75% en el tiempo necesario para generar reportes y analizar indicadores clave de desempeño (KPIs).
- Mayor transparencia en la gestión del equipo técnico, evitando problemas de comunicación y reduciendo errores operativos.
El acceso a datos en tiempo real mejora la capacidad de reacción ante imprevistos y permite optimizar la planificación a corto y largo plazo.
Conclusión
La adopción de Protecnus como software de gestión de Servicios de Mantenimiento no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también impacta directamente en la rentabilidad y competitividad de una empresa de servicios. La reducción de costos, el aumento de la productividad, la implementación de estrategias preventivas y la mejora en la toma de decisiones son algunos de los beneficios clave que hacen que la inversión en este tipo de soluciones sea altamente rentable.
¿Necesitas más razones para implementar Protecnus en tu empresa de Servicios de Mantenimiento? ¡Comienza a ver tus números en aumento!
Keyco eleva su gestión gracias a Protecnus
Keyco eleva su gestión gracias a Protecnus
Recientemente, tuvimos la oportunidad de conversar con Viviana Rodríguez, representante de Keyco Ascensores, una destacada empresa ecuatoriana especializada en soluciones de transporte vertical. Durante la entrevista, Viviana compartió detalladamente el proceso de implementación de Protecnus en su organización y los beneficios obtenidos al integrar esta herramienta en sus operaciones de Servicio Técnico. Keyco, comprometida con la innovación y la calidad, encontró en Protecnus una solución que les permitió optimizar la gestión del mantenimiento, mejorar la eficiencia operativa y fortalecer la satisfacción de sus clientes. A continuación, exploraremos cómo esta colaboración ha elevado los estándares de servicio y eficiencia en Keyco.
1- ¿Desde hace cuánto trabajan con Protecnus? ¿Cuántas personas tienen hoy en día interactuando con la herramienta entre técnicos y administrativos?
Trabajamos con Protecnus desde el año 2021, actualmente tenemos 10 técnicos interactuando con la App y dos administrativos que utilizan la aplicación de escritorio e Itestor (el ERP integrado a Protecnus).
2- ¿Qué desafíos enfrentaban antes de implementar Protecnus en su organización?
Los desafíos que enfrentábamos antes de implementar Protecnus estaban relacionados a la gestión y planificación de tareas técnicas, falta de control en la gestión de órdenes de trabajo, procesos manuales, dificultades en la generación de informes, falta de trazabilidad, etc. Estos retos no solo reducían la eficiencia operativa, sino que también impactaban en la calidad del servicio ofrecido y en la satisfacción del cliente.
3- ¿Qué fue lo que más les motivó a elegir Protecnus como su software de gestión de mantenimiento?
Las razones principales que nos motivaron a elegir Protecnus como nuestro software de gestión de mantenimiento fueron que Protecnus está diseñado específicamente para cubrir las necesidades de mantenimiento preventivo y correctivo, además la facilidad de uso, la automatización de procesos manuales (lo que reduce el tiempo invertido y minimiza errores), la capacidad para generar informes personalizados, el respaldo de un equipo técnico que brinda soporte personalizado. La decisión se basó en la necesidad de contar con una solución confiable, escalable y orientada a mejorar la productividad y el control.
4- ¿Cómo describiría el proceso de implementación de Protecnus? ¿Hubo alguna dificultad?
El proceso de implementación de Protecnus fue muy estructurado y siempre acompañado por personal especializado. La plataforma fue muy acogedora en el aspecto que pudo adaptarse a las necesidades del negocio. La importación de datos existentes fue muy rápida. El éxito en la implementación fue un equipo de Soporte ágil, un plan de implementación realista y bien comunicado.
¿Posibles dificultades? Una de ellas fue la resistencia al cambio, algunos empleados pueden mostrar resistencia a adoptar una nueva herramienta, especialmente si están acostumbrados a procesos manuales.
5- ¿Cuánto tiempo les tomó ver los primeros beneficios tras la implementación del software?
La implementación del software y la visualización de los beneficios fueron inmediatos, al tercer mes teníamos control de las órdenes de trabajo planificadas para el mes. El equipo técnico se adaptó rápidamente al software gracias a un entrenamiento adecuado.
6- ¿Qué mejoras han notado en la planificación y control de sus servicios de mantenimiento?
Básicamente ahora tenemos una visión global de las actividades gracias a la automatización del mantenimiento, los calendarios integrados muestran todas las órdenes de trabajo pendientes, asignadas y completadas, facilitando una planificación equilibrada y evitando que se dupliquen las tareas. Cumplimos con los plazos de las solicitudes de mantenimiento. Estas mejoras no solo optimizan las operaciones internas, sino que también permiten reducir costos, incrementar la productividad y fortalecer la confianza del cliente.
7- ¿Cómo ha impactado Protecnus en la productividad del equipo de mantenimiento?
Se redujo muchísimo del tiempo administrativo. Al automatizar la creación, seguimiento y cierre de órdenes de trabajo, los técnicos y los administrativos pueden dedicar más tiempo a tareas prácticas, en lugar de gestionar papeleo. También destacamos el acceso rápido a la información relevante. Cada técnico recibe sus tareas con especificaciones precisas, evitando confusiones o redundancias. Los reportes se generan de forma instantánea, la claridad en la asignación de tareas y la simplificación de procesos administrativos crean un entorno de trabajo más organizado y menos caótico.
8- ¿Podría mencionar un caso específico donde Protecnus les haya ayudado a resolver un problema crítico?
Con Protecnus pudimos detectar que existían meses en los cuales se pasaba por alto el cumplimiento de la planificación mensual, lo cual nos ayudó a controlar estos incidentes que nos ocasionaba llevar la gestión de forma manual. Protecnus no solo resuelve problemas puntuales, sino que también ayuda a las empresas a adoptar un enfoque más proactivo y estratégico en su gestión del mantenimiento.
9- ¿Cómo ha mejorado la visibilidad y el control de los KPI (Indicadores claves de desempeño) desde que utilizan Protecnus?
Ahora tenemos acceso a datos consolidados, es decir, a toda la información necesaria para tomar decisiones, lo que elimina la necesidad de buscar datos en múltiples fuentes. Los indicadores se actualizan automáticamente a medida que se completan tareas o se ingresan datos, permitiendo tomar decisiones rápidas y basadas en información actualizada y real. Mide la proporción de tareas completadas a tiempo, ayuda a determinar el porcentaje de tiempo que los activos están operativos frente a su tiempo total disponible. Protecnus permite generar reportes automáticos y enviarlos a los interesados en intervalos específicos, mejorando la comunicación interna. Con la recopilación histórica de datos, es posible identificar patrones que ayudan en la planificación futura. Los indicadores permiten evaluar la productividad de los técnicos y fomentar la mejora continua.
10- ¿Qué funcionalidades de Protecnus encuentran más valiosas en su día a día?
Las funcionalidades de Protecnus más valiosas en nuestro día a día están relacionadas a la centralización de la información y la facilidad de su uso. Protecnus permite asignar, monitorear y cerrar órdenes de trabajo de manera rápida y organizada. Genera automáticamente planes de mantenimiento preventivo, asegurando que se realicen en tiempo y forma. Evita olvidos y mejora la adherencia al cronograma.
11- ¿Cómo ha mejorado la experiencia del cliente o la calidad del servicio que brindan desde que usan Protecnus?
Protecnus mejoró el registro y la trazabilidad de intervenciones, ya que nos brinda la posibilidad de tener un historial detallado de cada intervención técnica y por medio de esto evita errores repetidos, mejorando la calidad del servicio. Los clientes pueden recibir información precisa sobre el estado de sus solicitudes de servicio. Los informes generados por Protecnus ofrecen datos claros sobre las intervenciones realizadas, lo que permite a las empresas proporcionar explicaciones más completas y transparentes a sus clientes.
12- ¿De qué manera Protecnus ha facilitado el trabajo móvil y el acceso a la información en tiempo real?
Los técnicos pueden acceder a Protecnus desde sus dispositivos móviles, como smartphones y/o tablets. A través de la App ellos reciben las tareas, actualizaciones y realizan los informes directamente desde el sitio de trabajo, sin necesidad de regresar a la oficina.
Los datos sobre el estado de las órdenes de trabajo, el progreso de las tareas, los materiales utilizados y el tiempo dedicado se actualizan en tiempo real, lo que garantiza que tanto los técnicos como el personal administrativo tengan la misma información actualizada sin importar dónde se encuentren. Además pueden monitorear en tiempo real el progreso de todas las tareas, lo que les permite gestionar los recursos de manera eficiente y tomar decisiones rápidas para reprogramar o reasignar tareas si es necesario.
Los técnicos pueden acceder a información detallada de los equipos, por ejemplo a las especificaciones técnicas, sin necesidad de tener acceso a documentación física. Los técnicos pueden registrar todas sus actividades, tiempo, repuestos usados y tareas realizadas, de manera rápida y precisa desde su dispositivo móvil.
13- ¿Qué opinan sobre el Soporte y la Atención al Cliente que han recibido por parte del equipo de Protecnus?
El Soporte y la Atención al Cliente ha sido siempre muy ágil. El equipo de Soporte de Protecnus se toma el tiempo para comprender las necesidades específicas y brinda soluciones adaptadas a su situación particular. El Soporte no sólo se limita a cuestiones operativas del software, sino que también incluye asistencia técnica relacionada con integraciones, actualizaciones del sistema, y resolución de incidencias técnicas complejas.
Protecnus mantiene una comunicación clara y transparente, informando a los usuarios sobre el estado de sus solicitudes, los plazos de resolución y las acciones que se están tomando para solucionar problemas.
14- ¿Recomendarían Protecnus a otras empresas de mantenimiento? ¿Por qué?
Sí, recomendaría a otras empresas a Protecnus debido a los beneficios tangibles que experimentamos tras la implementación del software. Porque mejora en la eficiencia operativa optimizando los procesos. La plataforma no solo mejora los procesos internos, sino que también tiene un impacto directo en la rentabilidad y la satisfacción del cliente, lo que la convierte en una herramienta valiosa para cualquier organización que gestione mantenimiento de activos.