Protecnus y Keyco: un caso de éxito
CASO DE ÉXITO
Recientemente, tuvimos la oportunidad de conversar con Viviana Rodríguez, representante de Keyco Ascensores, una destacada empresa ecuatoriana especializada en soluciones de transporte vertical. Durante la entrevista, Viviana compartió en detalle el proceso de implementación de Protecnus en su organización y los beneficios obtenidos al integrar esta herramienta en sus operaciones de Servicio Técnico. Keyco, comprometida con la innovación y la calidad, encontró en Protecnus una solución que le permitió optimizar la gestión del mantenimiento, mejorar la eficiencia operativa y fortalecer la satisfacción de sus clientes. A continuación, exploraremos este caso de éxito de Protecnus con Keyco y cómo se han elevado sus estándares de servicio y eficiencia. 
1- ¿Desde hace cuánto trabajan con Protecnus? ¿Cuántas personas interactúan hoy en día con la herramienta, tanto entre técnicos como entre administrativos?
Trabajamos con Protecnus desde el año 2021; actualmente contamos con 10 técnicos que interactúan con la App y 2 administrativos que utilizan la aplicación de escritorio e Itestor (el ERP integrado a Protecnus).
2- ¿Qué desafíos enfrentaban antes de implementar Protecnus en su organización?
Los desafíos que enfrentábamos antes de implementar Protecnus estaban relacionados con la gestión y planificación de tareas técnicas, la falta de control en la gestión de órdenes de trabajo, los procesos manuales, las dificultades en la generación de informes, la falta de trazabilidad, etc. Estos retos no solo reducían la eficiencia operativa, sino que también afectaban la calidad del servicio y la satisfacción del cliente.
3- ¿Qué fue lo que más les motivó a elegir Protecnus como su software de gestión de mantenimiento?
Las razones principales que nos motivaron a elegir Protecnus como nuestro software de gestión de mantenimiento fueron: que está diseñado específicamente para cubrir las necesidades de mantenimiento preventivo y correctivo; la facilidad de uso; la automatización de procesos manuales (lo que reduce el tiempo invertido y minimiza errores); la capacidad para generar informes personalizados; y el respaldo de un equipo técnico que brinda soporte personalizado. La decisión se basó en la necesidad de contar con una solución confiable, escalable y orientada a mejorar la productividad y el control.
4- ¿Cómo describiría el proceso de implementación de Protecnus? ¿Hubo alguna dificultad?
El proceso de implementación de Protecnus fue muy estructurado y siempre estuvo acompañado por personal especializado. La plataforma fue muy acogedora, ya que se adaptó a las necesidades del negocio. La importación de los datos existentes fue muy rápida. El éxito de la implementación se debió a un equipo de soporte ágil y a un plan de implementación realista y bien comunicado.
¿Posibles dificultades? Una de ellas fue la resistencia al cambio; algunos empleados pueden mostrar resistencia a adoptar una nueva herramienta, especialmente si están acostumbrados a procesos manuales.
5- ¿Cuánto tiempo les tomó ver los primeros beneficios tras la implementación del software?
La implementación del software y la visualización de los beneficios fueron inmediatas; al tercer mes, teníamos control sobre las órdenes de trabajo planificadas para ese mes. El equipo técnico se adaptó rápidamente al software gracias a un entrenamiento adecuado.
6- ¿Qué mejoras han notado en la planificación y el control de sus servicios de mantenimiento?
Básicamente, ahora tenemos una visión global de las actividades gracias a la automatización del mantenimiento; los calendarios integrados muestran todas las órdenes de trabajo pendientes, asignadas y completadas, facilitando una planificación equilibrada y evitando que se dupliquen las tareas. Cumplimos los plazos de las solicitudes de mantenimiento. Estas mejoras no solo optimizan las operaciones internas, sino que también permiten reducir costos, incrementar la productividad y fortalecer la confianza del cliente.
7- ¿Cómo ha impactado Protecnus en la productividad del equipo de mantenimiento?
Se redujo muchísimo el tiempo administrativo. Al automatizar la creación, el seguimiento y el cierre de órdenes de trabajo, los técnicos y los administrativos pueden dedicar más tiempo a tareas prácticas, en lugar de gestionar papeleo. También destacamos el acceso rápido a la información relevante. Cada técnico recibe sus tareas con especificaciones precisas, evitando confusiones o redundancias. Los reportes se generan de forma instantánea; la claridad en la asignación de tareas y la simplificación de los procesos administrativos crean un entorno de trabajo más organizado y menos caótico.
8- ¿Podría mencionar un caso específico en el que Protecnus les haya ayudado a resolver un problema crítico?
Con Protecnus pudimos detectar que había meses en los que se pasaba por alto el cumplimiento de la planificación mensual, lo cual nos ayudó a controlar estos incidentes que antes nos obligaban a gestionar la situación de forma manual. Protecnus no solo resuelve problemas puntuales, sino que también ayuda a las empresas a adoptar un enfoque más proactivo y estratégico en la gestión del mantenimiento.
9- ¿Cómo ha mejorado la visibilidad y el control de los KPI (indicadores clave de desempeño) desde que utilizan Protecnus?
Ahora tenemos acceso a datos consolidados, es decir, a toda la información necesaria para tomar decisiones, lo que elimina la necesidad de buscar datos en múltiples fuentes. Los indicadores se actualizan automáticamente a medida que se completan tareas o se ingresan datos, lo que permite tomar decisiones rápidas y basadas en información actualizada y real. Mide la proporción de tareas completadas a tiempo y ayuda a determinar el porcentaje de tiempo en que los activos están operativos respecto de su tiempo total disponible. Protecnus permite generar reportes automáticos y enviarlos a los interesados en intervalos específicos, mejorando la comunicación interna. Con la recopilación histórica de datos, es posible identificar patrones que ayudan a la planificación futura. Los indicadores permiten evaluar la productividad de los técnicos y fomentar la mejora continua.
10- ¿Qué funcionalidades de Protecnus consideran más valiosas en su día a día?
Las funcionalidades de Protecnus más valiosas en nuestro día a día están relacionadas con la centralización de la información y la facilidad de su uso. Protecnus permite asignar, monitorear y cerrar órdenes de trabajo de forma rápida y organizada. Genera automáticamente planes de mantenimiento preventivo, asegurando que se realicen en tiempo y forma. Evita olvidos y mejora la adherencia al cronograma.
11- ¿Cómo ha mejorado la experiencia del cliente o la calidad del servicio que brindan desde que usan Protecnus?
Protecnus mejoró el registro y la trazabilidad de las intervenciones, ya que nos brinda la posibilidad de contar con un historial detallado de cada intervención técnica y, a partir de ello, evita errores repetidos, mejorando la calidad del servicio. Los clientes pueden recibir información precisa sobre el estado de sus solicitudes de servicio. Los informes generados por Protecnus ofrecen datos claros sobre las intervenciones realizadas, lo que permite a las empresas ofrecer explicaciones más completas y transparentes a sus clientes.
12- ¿De qué manera Protecnus ha facilitado el trabajo móvil y el acceso a la información en tiempo real?
Los técnicos pueden acceder a Protecnus desde sus dispositivos móviles, como smartphones y/o tablets. A través de la app ellos reciben las tareas y actualizaciones y realizan los informes directamente desde el sitio de trabajo, sin necesidad de regresar a la oficina.
Los datos sobre el estado de las órdenes de trabajo, el progreso de las tareas, los materiales utilizados y el tiempo dedicado se actualizan en tiempo real, lo que garantiza que tanto los técnicos como el personal administrativo tengan la misma información actualizada sin importar dónde se encuentren. Además, pueden monitorear en tiempo real el progreso de todas las tareas, lo que les permite gestionar los recursos de manera eficiente y tomar decisiones rápidas para reprogramar o reasignar tareas si es necesario.
Los técnicos pueden acceder a información detallada de los equipos, por ejemplo, a las especificaciones técnicas, sin necesidad de acceder a la documentación física. Los técnicos pueden registrar todas sus actividades, tiempo, repuestos usados y tareas realizadas, de manera rápida y precisa desde su dispositivo móvil.
13- ¿Qué opinan del soporte y la atención al cliente que han recibido del equipo de Protecnus?
El soporte y la atención al cliente han sido siempre muy ágiles. El equipo de Soporte de Protecnus se toma el tiempo necesario para comprender sus necesidades específicas y ofrecer soluciones adaptadas a su situación particular. El Soporte no se limita a cuestiones operativas del software, sino que también incluye asistencia técnica relacionada con integraciones, actualizaciones del sistema y la resolución de incidencias técnicas complejas.
Protecnus mantiene una comunicación clara y transparente, informando a los usuarios sobre el estado de sus solicitudes, los plazos de resolución y las acciones que se están tomando para resolver los problemas.
14- ¿Recomendarían Protecnus a otras empresas de mantenimiento? ¿Por qué?
Sí, recomendaría Protecnus a otras empresas debido a los beneficios tangibles que hemos obtenido tras la implementación del software. Porque mejora la eficiencia operativa al optimizar los procesos. La plataforma no solo mejora los procesos internos, sino que también tiene un impacto directo en la rentabilidad y la satisfacción del cliente, lo que la convierte en una herramienta valiosa para cualquier organización que gestione el mantenimiento de activos.