Cómo y por qué dejar de perder el tiempo con herramientas de gestión incorrectas

Que tu empresa alcance los objetivos propuestos o no depende de muchos factores. En la mayor parte de los casos, casi todo se reduce a mejorar y ser más eficiente. Para ello, una mejor gestión basada en la mejora de procesos es la mejor opción, con la que podremos medir nuestros resultados día tras día. De esta manera, podemos llegar a omitir procesos largos y tediosos o tareas manuales que se pueden digitalizar, eliminando papeleo innecesario, optimizando el tiempo de nuestros técnicos, y agilizando la comunicación con nuestros clientes.

Primero debemos saber en qué consiste la mejora de procesos y las claves para lograr que la incorporación de un software de mantenimiento sea efectiva y te sirva para mejorar los resultados.

¿En qué consiste la mejora de procesos?

La mejora de procesos consiste en optimizar constantemente los procesos que se desarrollan en nuestra empresa, es decir, es el análisis del proceso actual para la detección de actividades que se pueden mejorar, como tareas tediosas o procesos muy largos. Con el objetivo de definir y mejorar las metas y objetivos, el flujo de trabajo, los controles y la integración con otros procesos, para que contribuya de forma significativa en la entrega de valor al cliente final y la realización del trabajo.

3 claves para elegir el software correcto

1.     Identifica cuáles son las necesidades reales de tu empresa

Si en la mejora de procesos te das cuenta que tus trabajadores pierden tiempo volviendo a la oficina, rellenando papeles, entre otras cosas. Debes determinar cuáles son las necesidades de los miembros de la organización y poner a su disposición las herramientas que realmente les hagan falta para ser más eficaces.

Es por ello, que debes elegir el software que sea más útil para tu empresa y que te ayude a obtener mejores resultados a corto y largo plazo. Es necesario que te pongas en contacto con una empresa especializada, donde analicen tu empresa y puedan hacerte incluso una demostración gratuita.

2.    Define los posibles beneficios para tu negocio de incluir un software

El software adecuado puede realizar hasta un análisis eficaz de los procesos y asignarlos, modelarlos, optimizarlos y automatizarlos. Además, tendrás más información de tus clientes por medio de bases de datos adaptadas a tu consumidor y a los procesos de tu empresa y de manera más rápida.

Nuestro software te permite integrar diferentes módulos para ayudarte a que tu negocio sea más eficiente y puedas ahorrar en recursos. Y puede ayudarte con la factura y la contabilidad, gestión de compras y ventas, incidencias. Con todos los beneficios que ofrece un software te permite reducir los costes totales debido a la mayor eficiencia y la disminución de errores. Y aumenta el rendimiento de tu empresa gracias al conjunto de beneficios que te aporta.

3.     Ten en cuenta la inversión que puede realizar tu empresa

Recuerda, que implementar un software es una inversión para mejorar la eficiencia de la empresa. La mayor dificultad que puedes encontrar al principio es coordinar a tu equipo y los clientes. Las herramientas de gestión del trabajo que se pueden personalizar y configurar te pueden ayudar a conseguirlo de varias formas. Al facilitar todas las tareas relacionadas con ayuda de una solución eficiente, esto te permitirá reducir la cantidad de tiempo invertido y obtener resultados más rápidos.

Con más visibilidad, reparto de responsabilidades y claridad, tus técnicos podrán operar con un nivel de eficiencia y productividad que te diferenciará del resto de la competencia y deleitará a tus clientes. Todas las empresas tienen como objetivo reducir costes y optimizar los márgenes de beneficios, pero sin dejar de lado el offering de un buen servicio en términos de tiempo, ejecución y satisfacción de cliente.

¿Quieres que tu empresa sea competitiva?. En Protecnus puedes rellenar nuestro formulario y disfrutar de una demostración gratuita de nuestro software de mantenimiento para que puedas comprobar las ventajas que puede aportar a tu negocio.

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Por qué incluir en tu empresa un software de mantenimiento específico

Si diriges una empresa de mantenimiento y quieres mejorar la gestión y organización, debes recurrir a un software de mantenimiento específico para tu sector y no usar uno genérico. Esto se debe a que no todos los software incluyen los mismo módulos, ni integran de la misma manera las tareas. El objetivo principal de nuestro software de gestión de mantenimiento Protecnus, es ayudarte para que seas más eficiente y ahorres recursos. Simplificando, automatizando e integrando todos los procesos de tu negocio y los actores de cada proceso.

A continuación, te señalamos algunos de los puntos más importantes para que gestiones tu empresa con un software específico y puedas reducir los costes, el tiempo y la complejidad que suponía hacer las tareas manuales:

  1. La tecnología nos facilita el trabajo a la hora de abordar las tareas, ya que se digitalizan tareas que antes eran manuales y resultaban tediosas y largas, facilitando así el trabajo y gestionando el tiempo de los empleados mejor.
  2. Necesitas controlar y gestionar las tareas, las partes de trabajo, pedidos a proveedores y contratos.
  3. Te ayuda a conocer el estado de los trabajadores e incidencias en tiempo real, verificar el inventario e iniciar órdenes de trabajo incluso cuando están lejos de la oficina. Minimizando la pérdida de tiempo debido a los accidentes e incidencias que puedan surgir.
  4. Aumenta la seguridad al verificar y mantener los equipos para cumplir con los estándares de seguridad y evitar fallos.
  5. Elimina la necesidad de papeleo porque nuestro software se puede configurar para capturar la información automáticamente. Nuestros personal de mantenimiento puede ver toda la información en sus computadoras o dispositivos móviles, por lo que no es necesario imprimir los documentos.

 

Además de estos puntos principales existen muchos otros como la extensión de la vida útil de los activos, el incremento de la productividad, evitar los retrasos en la producción, evitar reparaciones mayores y más graves o reducir los costos totales del mantenimiento.

Un mantenimiento de software no debe percibirse como un gasto adicional, en realidad, es un servicio de garantía ante el producto que asegura al cliente que el proveedor responderá a las incidencias de forma adecuada y ágil a los problemas que puedan surgir. Es una garantía de servicio y calidad a largo plazo. Ahora que sabemos cuales son los principales puntos para utilizar un software de mantenimiento específico y no uno genérico, tenemos que saber qué sectores se benefician más de este software de mantenimiento:

  • Mantenimiento industrial
  • Edificios e infraestructuras
  • Climatización
  • Protección contra incendios
  • Saneamientos
  • Ascensores y elevadores
  • Instalaciones eléctricas
  • Instalaciones de gas

 

El software de mantenimiento de Protecnus está dirigido a todas las empresas que cuenten con un servicio técnico de campo, ofreciendo todas las herramientas necesarias para optimizar, gestionar y planificar todas las actividades de la empresa

¿Quieres que tu empresa sea más competitiva? Recuerda que Protecnus tiene la herramienta ideal para tu negocio. Con nuestro software de mantenimiento preventivo y correctivo, optimizamos tu actividad ganando eficiencia en tus servicio y movilidad de tus técnicos de campo. Y si lo deseas puedes solicitar tu demostración gratuita de Protecnus si ningún compromiso.


6 ventajas del mantenimiento preventivo para tu empresa

El mantenimiento preventivo es una parte importante de la gestión de cualquier tipo de infraestructura, contribuyendo al aumento de la vida útil de los equipos, a la reducción de los períodos de inactividad no deseados y, en última instancia, a la reducción de los costes de mantenimiento a largo plazo. A continuación, os dejamos 6 ventajas del mantenimiento preventivo, tanto en lo que se refiere al funcionamiento interno de sus operaciones, como al impacto en el servicio prestado y la satisfacción de los clientes.

1.   Aumenta la vida útil de los equipos

La prevención y detección anticipada de los fallos puede aumentar hasta un 30% la vida útil de los distintos componentes y equipos en conjunto. Cumplir con todos los mantenimientos menores y mayores de nuestros equipos hace que cualquier desperfecto sea corregido a tiempo, evitando que se presenten fallos mayores que reduzcan la vida útil. Pero también todo el resto de componentes ven alargada su caducidad, lo que tiene consecuencias claras desde el punto de vista del ahorro. Un beneficio colateral es que evita que los fallos se propaguen a otros equipos.

2.   Reduce los costes de mantenimiento

Un plan de mantenimiento preventivo implica un gasto, pero la mayor seguridad laboral y el ahorro de tiempo y dinero en otras formas de mantenimiento compensan con creces lo invertido. También, ahorra recursos, ya que los equipos con fallos operativos tienden a gastar más energía y a perder calidad. Pues además de que te previene a obtener pérdidas. Es además más económico que un mantenimiento predictivo o uno correctivo disponibles hoy en día. Más aún si el equipo tuvo una falla y dejó de funcionar, el volumen de pérdidas es del doble. Más los gastos por reparación. Lo que hace del mantenimiento preventivo una buena elección.

3.    Más seguridad en las instalaciones

Según estadísticas del IPS, más de la mitad de los accidentes laborales son causados por el contacto entre los trabajadores y los equipos, objetos o máquinas. El plan de mantenimiento preventivo debe ir acompañado de un manual de prevención y seguridad laboral que capacite a los empleados en el uso correcto de maquinarias.

4.   Permite un Mejor Control y Planeación

El contar con mantenimientos preventivos en tus equipos, te ayudará en gran manera a tener un excelente control y una buena planeación. Nada se interpondrá entre tu planificación de actividades, pues el mantenimiento beneficiará incluso el rendimiento, lo que permitirá que las labores se lleven a cabo de una manera eficaz. Disminuir la necesidad de realizar mantenimientos correctivos. Al monitorear regularmente las condiciones reales de funcionamiento de los equipos se pueden prevenir eventos inesperados.

5.   Te ayuda a prevenir imprevistos al no esperar a las averías

Si se utiliza la lógica de «funcionar hasta fallar», no se ejecuta ninguna acción preventiva sobre los equipos que son dejados deliberadamente hasta que tienen una avería o desgaste de una pieza, la cuál se repara o sustituye después.

Esta estrategia es ideal para equipos de baja prioridad, es decir, aquellos sin los cuales las operaciones de la empresa pueden continuar funcionando con normalidad. También se aplica a equipos de poco valor cuyo mantenimiento regular podría acabar costando más que una sencilla reparación o substitución.

Sin embargo, si se aplica a equipos prioritarios, podrá llevar a tiempos de inactividad inesperados ya que probablemente tendrán que interrumpir las operaciones normales de la empresa. También, puede conllevar gastos muy elevados a largo plazo si se aplica a equipos de elevado valor.

6.   Reduce los tiempos de espera

Te ayuda a reducir los tiempos de espera por reparaciones. Si deben detenerse los equipos para realizar reparaciones o reacondicionarlos, al tener un programa de mantenimiento se pueden identificar los componentes a reemplazar con exactitud y programar las tareas con anticipación. Un mantenimiento de software no debe percibirse como un gasto adicional, sino más bien como un servicio de garantía ante el producto que asegura al cliente que el proveedor responderá a las incidencias de forma adecuada y ágil a los problemas que puedan surgir. Es una garantía de servicio y calidad a largo plazo.

Un software de mantenimiento como Protecnus ofrece todas las herramientas necesarias para optimizar tu actividad ganando eficiencia en tus servicio y movilidad de tus técnicos de campo. Dirigido a todas aquellas empresas con servicio técnico de campo, dónde podrán gestionar y planificar de manera fácil y online todas las actividades de la empresa, desde sus técnicos hasta el análisis de datos y gestión empresarial.

Si aún no conoces Protecnus y sus opciones son las que necesita tu organización, te invitamos a contactar con el equipo Protecnus. Y si lo deseas puedes solicitar tu demostración gratuita de Protecnus si ningún compromiso.


9 razones por las cuales tu software de mantenimiento será una ventaja competitiva para tu negocio

Nuestro software de gestión de mantenimiento Protecnus es un programa que ayuda a las organizaciones a mejorar el rendimiento y la responsabilidad, corregir errores, reducir los costes de trabajo, entre otras cosas. En este sentido, una vez instalado y puesto en marcha, pasa a ser una parte crítica de cualquier empresa, no sólo para reducir en costes de mantenimiento, sino también para aumentar la rentabilidad del negocio en general.

Es así como Protecnus abre la puerta a nuevas posibilidades establecidas para tu equipo de mantenimiento y tareas. A continuación, te señalamos algunos de los beneficios más importantes que harán que tu negocio sea más competitivo gracias a todas las funciones que incorpora nuestro software de gestión de mantenimiento.

Facilita el trabajo

Si por algo se caracteriza Protecnus, principalmente es por la optimización y agilización del trabajo que suponen, ya que digitalizan tareas manuales que resultan tediosas y largas, facilitando así el trabajo y gestionando el tiempo de los empleados de mejor forma. No obstante, son muchas más las razones que acompañan a apostar por un software de mantenimiento en tu empresa, siendo la gestión y optimización del tiempo y el trabajo la primordial, tal y como comentábamos antes.

Planificación de las tareas

Protecnus automatiza la programación de inspecciones y mantenimiento, evitando la aparición de problemas y reparaciones costosas. También puede ayudar a programar órdenes de trabajo repetitivas y enviar recordatorios a todos los responsables para que los técnicos no se olviden de realizar el mantenimiento.

Aumento de la seguridad

Nuestro software también incrementa la seguridad. En este sentido, ayuda a las empresas a verificar y mantener los equipos para cumplir con los estándares de seguridad y evitar fallos. Es así como se minimiza la pérdida de tiempo debido a los accidentes que puedan surgir y hace que su equipo sea más seguro tanto para los operadores como para el medio ambiente.

Mejora de la productividad

El módulo móvil que lleva integrado Protecnus, permite a los técnicos de mantenimiento acceder a la información en tiempo real, verificando el inventario e iniciar órdenes de trabajo incluso cuando están lejos de la oficina. Esto aumenta la eficiencia y la productividad porque el trabajo se realiza de manera más rápida y ahorra recursos presupuestarios. Además, ayuda a conocer el estado de los trabajadores e incidencias en tiempo real, localiza a sus técnicos en el momento. Con esto, cualquier empresa disfrutará de tener al final del día la información procesada automáticamente.

Administrar órdenes de trabajo de manera eficiente

Protecnus también mejora el flujo y la eficiencia del trabajo al permitir programar, asignar tareas de forma rápida y sencilla. Es así como brinda la capacidad de configurar la orden de trabajo y rastrearlas todas en el sistema. Al organizar las órdenes de trabajo, todos los técnicos sabrán qué tareas deben completarse y quién es responsable de cada una de ellas.

Elimina el papeleo

Nuestro software de mantenimiento elimina la necesidad de papeleo porque el software se puede configurar para capturar información automáticamente. Además, el personal de mantenimiento puede ver toda la información relacionada con las órdenes de trabajo en sus computadoras o dispositivos móviles, por lo que no es necesario imprimir los documentos.

Fideliza a tus clientes

¿Por qué? Porque dispones de toda la información al momento, gracias al control inmediato que resolverá las incidencias, y el problema de las pérdidas de tiempo y dinero, entre otras ventajas. Con esto, tus clientes podrán presenciar la emoción de conocer el estado de su mantenimiento en el momento.

Reduce el tiempo de inactividad

Protecnus te brinda la oportunidad de reducir drásticamente el tiempo de inactividad al facilitar la conquista del trabajo atrasado, programar el mantenimiento y simplificar las reparaciones. Todo esto ayuda a mantener los activos y garantizar que el tiempo de inactividad se elimine desde su raíz.

Gestión del trabajo de campo

Podrás programar todos los servicios y tareas, indicando a cada miembro del equipo a qué clientes visitar, el horario programado y las actividades que se ejecutarán. El técnico puede verificar sus actividades en cualquier momento y el gerente puede monitorear la finalización de las tareas desde la oficina a través del panel de control disponible.

¿Quieres que tu empresa sea más competitiva? Recuerda que Protecnus tiene la herramienta ideal para tu negocio. Con nuestro software de mantenimiento preventivo y correctivo, optimizamos tu actividad ganando eficiencia en tus servicio y movilidad de tus técnicos de campo.

Tu empresa va a ser más efectiva y contará con la mejor (y más fuerte) ventaja competitiva.


3 módulos que no deben faltar en tu software de mantenimiento

Para mantener las tareas en orden debemos tener reglas bien definidas. Cuando las tareas no se completan o no se llevan a cabo debido a incidencias, puede provocar impactos negativos en el negocio. La situación se puede complicar más al organizar una oficina.

Cuando decides recurrir a un software de mantenimiento, es precisamente para poner fin al ‘’caos’’ y mejorar la gestión de la empresa. Eso es precisamente el objetivo principal de  Protecnus ayudándote a que tu negocio sea más eficiente y puedas ahorrar en recursos. Sin embargo, no todos los softwares de mantenimiento incluyen módulos y es ahí cuando puedes notar la principal diferencia entre un software y otro. Hoy te hablamos de ellos y de cómo te ayudarán a integrar, simplificar y automatizar todos los procesos de tu negocio.

Módulo Mobile

El módulo mobile es la herramienta definitiva para sus técnicos de campo que le permitirá tener la información en tiempo real. Ganarás efectividad al no ser necesario que sus técnicos se desplacen a la oficina, recibirán en su dispositivo móvil el trabajo a realizar y podrán enviar los partes de trabajo nada más terminar el servicio. Además, disfrutarás de las siguientes ventajas:

  • Seguimiento en tiempo real de la actividad de los técnicos sabiendo así la hora en la que una solicitud u orden de trabajo fue emitida, recibida y ejecutada.
  • Trabajo online y en diferido así movilizas a tu equipo de ventas y gestionar la información desde cualquier lugar.
  • Registro de planes de trabajo generando informes, gráficas o reportes con toda la información principal y en el momento oportuno.
  • Mensajería en tiempo real con los técnicos desplazados para poder solucionar dudas, incidencias o estar al tanto de posibles retrasos en la tarea.
  • Conoce el estado de los trabajos e incidencias en tiempo real para saber las incidencias que puedan ocurrir durante la orden de trabajo.
  • Geoposicionamiento de técnicos para reorganizar trabajos dependiendo de la cercanía del trabajador.
  • Historial de rutas de cada trabajador para reorganizar trabajos dependiendo de la cercanía del trabajador.
  • Al final del día la información es procesada automáticamente ayudando a mantener un sistema de información de los procesos de la empresa y sus diferentes movimientos.

Con esta herramienta, no tendrás que rellenar papeles engorrosos, ya que es más sencillo, cómodo y ecológico. Sus técnicos van a ser más efectivos, ahorrarás en recursos y  podrás presumir de ser una empresa que se preocupa por la ecología. La aplicación almacena todos los datos en local y el usuario decide cuándo quiere enviarnos datos a la central.

Módulo oficina

El módulo oficina te ayuda a través del portal web a controlar y gestionar toda la información capturada en tiempo real por los dispositivos móviles. También, conocerás el estado y la localización de tus trabajadores o incidencias en el momento. Algunas de las características principales del modo oficina son:

  • Registro de centros e inventarios de equipamiento tendrás el control de todos tus equipos y centros.
  • Personalización por el usuario de tipos de equipo y sus características aumentando así la satisfacción del cliente.
  • Formatos de documento modificables y abiertos dando la posibilidad de crear informes nuevos y personalizar otros ya existentes.
  • Planificación de trabajos por periodos de tiempo y grupos de técnicos y te ayuda con las alertas basadas en el flujo de trabajo.
  • Análisis de horas de trabajo previstas – consumidas que te ayudarán a visualizar el promedio de horas utilizadas para cada tarea.
  • Previsión y planificación de acciones periódicas según tipos de equipos
  • Seguimiento en tiempo real de la actividad de los técnicos para una adecuada gestión, control de las tareas realizadas.

Al final del día tendrás toda la información procesada automáticamente y podrás acceder a través de Internet desde cualquier dispositivo

 Módulo de Gestión de Empresas

El módulo de Gestión de Empresas te ayuda a gestionar todas las funciones de tu empresa como contabilidad, facturación, almacén, CRM, nóminas, etc. Además, te ayuda a optimizar y ordenar todos los procesos y tareas de la empresa, haciendo que tu equipo trabaje más integrado. De este modo, evitarás errores y duplicidades en la gestión de la información y dispone de un único punto de acceso a los datos. Tiene un gran conjunto de funcionalidades que te permitirán desde:

  • Gestión de ventas donde los clientes paguen sus cuentas y mantienes el control de pagos.
  • Gestión de compras donde tendrás todas las facturas de tus proveedores y podrás hacer un seguimiento de los pagos realizados.
  • Contabilidad y Facturación financiera podrás llevar los libros de contabilidad, facturación y te facilitarán la gestión de impuestos.
  • Gestión de almacén con el que podrás tener el control de tu inventario y tus mercancías.

Con el módulo de gestión empresarial podrás capturar toda la información en tiempo real, desde cualquier dispositivo. La aplicación almacena los datos en local y el usuario decide cuándo enviarlos a la central.

¿Qué ventajas tienen los módulos de Protecnus?

Después de ver los diferentes módulos de Protecnus y sus características, te habrás hecho una idea de las ventajas que tiene hacer una inversión de tiempo y dinero para implementar este tipo de software a tu negocio. Aun así, te comento las más importantes:

  • Disminuye costes de gestión.
  • Aumenta la agilidad de los procesos.
  • Mejor conocimiento de los posibles clientes y los clientes actuales para llegar a ellos de una manera más efectiva y aumentar la fidelización.
  • Conocimiento de los procesos y sus resultados.
  • Toma de decisiones basada en la recolección e interpretación de datos.
  • Reducción de errores humanos al sistematizar, organizar y gestionar diversos procesos de manera informatizada y programática.
  • Mayor flexibilidad, al poder empezar por procesos sencillos e ir aumentando hasta llegar a una transformación digital que tenga en cuenta el crecimiento del negocio.

Desde Protecnus te ayudamos a gestionar y optimizar tu actividad ganando eficiencia en tus servicios y movilidad de tus trabajadores. Gracias a nuestro software de mantenimiento dirigido a aquellas empresas con servicio técnico de campo, donde podrán gestionar y planificar de manera fácil y online toda la actividad de la empresa, desde sus técnicos hasta el análisis de datos y gestión empresarial.


Cómo elegir el software de mantenimiento ideal para tu empresa

Independientemente del sector al que pertenezca tu empresa, elegir de forma correcta un software de mantenimiento será una tarea imprescindible y muy importante.

En el artículo anterior, ya vimos los muchos beneficios que conlleva para las pymes incluir un software de mantenimiento y es que es sin duda una opción más que necesaria que rápidamente ve reflejada sus resultados positivos, sin embargo, elegir bien es importante. Con la acelerada transformación digital que se está viviendo en los últimos años son muchas las empresas que se quieren sumar a ella al haber todavía compañías muy poco tecnificadas. Por ello, es muy importante saber que software elegir y no hacerlo de una forma impulsiva y sin racionalidad. Te enseñamos como hacerlo. 

  1. Redactar un pliego de condiciones

Cualquier proyecto informático requiere que previamente a su implantación se redacte un pliego de condiciones funcional y técnico. En él habrá que incluir las necesidades que tiene la empresa, los servicios previstos y si existen limitaciones.

  1. Consultarlo con el equipo

Será importante consultar con el equipo, sobre todo con aquel que va trabajar de lleno con el software. Debemos saber que espera el equipo con esta herramienta, es decir, cuáles son sus expectativas. La utilización de la herramienta debe ser sencilla e intuitiva para su fácil manejo, de lo contrario, habrá que destinar parte del presupuesto para formación y gestión del cambio. 

  1. Comparar ofertas en el mercado

Una vez definido el programa de mantenimiento ideal que se tiene en mente, hay llevar a cabo un intensa búsqueda ente todas las ofertas que ofrece el mercado. Habrá que analizar las soluciones existentes, pero también a las empresas como tal, responsables de su desarrollo (antigüedad, posicionamiento, perspectivas de desarrollo, capacidad financiera, etc.). 

  1. Conocer al proveedor

Por supuesto, hay que investigar con quién se va a trabajar puesto que del proveedor dependerá tu éxito en el aspecto informático. Obviamente, puedes tomar en consideración la recomendación que te dé gente cercana. Sin embargo, lo mejor es acudir a la propia empresa y solicitar un contacto con sus clientes, de manera que te puedan decir, de primera mano, en qué flaquea el producto y qué beneficios te va a aportar.

  1. Software combinado con Hardware

Un software debe ser soportado si o si por el hardware correspondiente. Es decir, hay que elegir una herramienta que sea compatible y la soporte el hardware de la empresa, de lo contrario habrá problemas y habrá que cambiar también el hardware, lo cual incrementa el coste.

  1. Datos seguros

Los datos son sin duda una parte muy importante de cualquier empresa, en Protecnus trabajamos para que no tengas que rehacer este trabajo tan tedioso. Con nuestro software la idea es agilizar y mejorar la eficacia y eficiencia de tu negocio, no atrasarlo. 

  1. Formación y servicio de asistencia

Es importante que exista la posibilidad de poder formar a los empleados para que conozcan todo lo relativo a la herramienta y como trabajar con ella una vez implantada, esto es algo que debería incluir cualquier empresa de software de mantenimiento. También, hay que estar al tanto de que asistencia ofrece, durante cuánto tiempo y qué incluye y qué no.

Un software de mantenimiento como Protecnus ofrece todas las herramientas necesarias para optimizar tu actividad ganando eficiencia en tus servicio y movilidad de tus técnicos de campo. Dirigido a todas aquellas empresas con servicio técnico de campo, independientemente del sector.

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Software de Mantenimiento:
10 razones por las que tu empresa necesita uno

Aun siendo conscientes de la creciente demanda de la tecnología y la imparable transformación digital que existe en la actualidad, muchas empresas aún se encuentran muy poco tecnificadas, sobre todo las pymes. Por el contrario, aquellas pymes que deciden invertir en un software de mantenimiento, rápidamente ven los resultados positivos que esto aporta a su negocio.

Qué es un software de gestión de mantenimiento

En primer lugar, y antes de meternos de lleno en la temática de este post, debemos tener claro en que cosiste este mantenimiento. Desde el punto de vista de la ingeniería de software, un mantenimiento de software vendría a ser la modificación de un producto de software después de la entrega, para corregir errores, mejorar el rendimiento, u otros atributos. Se trata de una de las actividades más comunes en la ingeniería de software.

El plan de mantenimiento es una parte crítica de cualquier empresa, no sólo para reducir en costes de mantenimiento, sino también para aumentar la rentabilidad del negocio en general.

Cómo el software de mantenimiento facilita el trabajo

Este tipo de sistemas si por algo si caracterizan principalmente es por la optimización y agilización del trabajo que suponen, ya que digitalizan tareas manuales que resultan tediosas y largas facilitando así el trabajo y gestionando el tiempo de los empleados de mejor forma. No obstante, son muchas más las razones que acompañan a apostar por un software de mantenimiento en tu empresa, siendo la gestión y optimización del tiempo y el trabajo la primordial. A continuación, os dejamos 10 razones por las que deben contratar uno. 

Razones por las que contratar un software de mantenimiento

  1. Nuevas versiones y actualizaciones: un producto siempre debe incluir mejoras continuas, ya sea por parte del proveedor como por parte del cliente, incluir estas mejoras.
  2. Cambios legislativos: nuevos cambios en la normativa y modelos oficiales hacen necesario que el software se adapte a esos cambios para no quedarse fuera de la legislación.
  3. Mercado cambiante: las necesidades se multiplican y diversifican en un mercado tan cambiando como el actual. Cada vez las empresas tienen que reinventarse más y más, es por ello, que para no quedarse fuera del mercado el software tendrá que contemplar las nuevas condiciones.
  4. Incidencias o postventa: el uso diario del software puede llevar, como es lógico, a ciertas incidencias. En el caso de que estas provengan del propio software, será el encargado de reparar dichos problemas.
  5. Chequeo y mantenimiento de la base de datos: cualquier base de datos requiere de una administración, monitorización, desfragmentación, etc. Independientemente de que en el momento de su instalación estas estuvieras correctamente, con el tiempo se pueden volver pesadas y perder eficacia.
  6. Instalación y reinstalación de servidores y puestos: cualquier cambio en el hardware o simplemente la incorporación de nuevos trabajadores a la empresa, requiere de la instalación y testeo del software en cada puesto.
  7. Adaptación del software a nuevos sistemas operativos: siempre puede ocurrir que una nueva versión del sistema operativo interfiera en la funcionalidad de una aplicación. Esto, conlleva a una evolución obligada del software que escapa del control del proveedor y más aún del cliente.
  8. Ser igual de competitivo que la competencia: utilizar el mismo software que otras empresas usan permitirá garantizar por donde se mueve la competencia y así, evitar quedar obsoleto.
  9. Optimización de la toma de decisiones: un software de mantenimiento genera informes, gráficas o reportes con toda la información principal y en el momento oportuno. Facilita la toma de decisiones de forma precisa y acertada tras el análisis de los datos generados. Es decir, simplifica las tareas.
  10. Control de la gestión del tiempo de los técnicos de campo: los sistemas de gestión de mantenimiento modernos garantizan la trazabilidad de la data en la medida en que registran de manera electrónica, automática y sobre la marcha la hora en la que una solicitud u orden de trabajo fue emitida, recibida y ejecutada, además de cada transacción que pueda ocurrir durante la orden de trabajo.

No obstante, aún después de algunas de las principales razones por las que contar con un mantenimiento de software, siendo muchas más, aún muchas personas ponen en cuestión su necesidad. Además de estos beneficios existen muchos otros como la extensión de la vida útil de los activos, el incremento de la productividad, evitar los retrasos en la producción, evitar reparaciones mayores y más graves o reducir los costos totales del mantenimiento.

Un mantenimiento de software no debe percibirse como un gasto adicional, sino más bien como un servicio de garantía ante el producto que asegura al cliente que el proveedor responderá a las incidencias de forma adecuada y ágil a los problemas que puedan surgir. Es una garantía de servicio y calidad a largo plazo.

Un software de mantenimiento como Protecnus ofrece todas las herramientas necesarias para optimizar tu actividad ganando eficiencia en tus servicio y movilidad de tus técnicos de campo. Dirigido a todas aquellas empresas con servicio técnico de campo, dónde podrán gestionar y planificar de manera fácil y online todas las actividades de la empresa, desde sus técnicos hasta el análisis de datos y gestión empresarial.

Si aún no conoces Protecnus y sus opciones son las que necesita tu organización, te invitamos a contactar con el equipo Protecnus. Y si lo deseas puedes solicitar tu demostración gratuita de Protecnus si ningún compromiso.


Protecnus facilita el teletrabajo para prevenir propagación de COVID-19

La necesidad de utilizar papel como soporte de información, ha pasado a la historia. Nuestro software Protecnus por ser una herramienta completamente digital reduce el uso del mismo así como el contacto físico, ayudando a mitigar la propagación del virus de COVID-19. Conoce cómo es el proceso.

 

Durante el proceso de mantenimiento, el técnico puede desempeñar su trabajo sin tener que hacer presencia en la empresa y sin tener contacto con otras personas, lo único necesario para este fin es contar con un dispositivo móvil con usuario validado para ingresar a la aplicación.

¿Cómo aseguramos el proceso de mantenimiento sin contacto físico?

  • Protecnus es completamente digital
  • No es necesario el contacto físico entre el trabajador y otras personas
  • El técnico puede desempeñar su trabajo por fuera de la oficina de forma autónoma
  • La información y las órdenes de trabajo se generan desde la oficina
  • Una vez asignado el trabajo podrá ser consultado desde un dispositivo móvil en la aplicación de Protecnus
  • La gestión se realiza entre el servidor y los dispositivos móviles de los técnicos
  •  La información está disponible siempre en el servidor y la documentación generada, se envía de forma digital.

 

Los últimos acontecimientos con el COVID-19 han acelerado la necesidad de implementar la transformación digital en la forma de trabajar de las empresas. Conoce aquí las razones por las cuales es indispensable adoptar esta práctica y como Protecnus puede ayudar a tu empresa a llevarlo a cabo. 


Conoce cómo el Módulo Taller beneficia a tu empresa

Nuestro software de gestión de mantenimiento Protecnus cuenta con 3 módulos para facilitar y agilizar los procesos de las empresas que cuentan con su propio mantenimiento interno o para empresas prestadoras de este servicio. Siempre hemos estado enfocados en el mantenimiento en sitio, sin embargo queremos contarles de la inclusión del Módulo Taller para darle aún más valor a nuestro software.

 

Hemos incluido el Módulo Taller, el cual permite gestionar y documentar los servicios que como prestadores no se pueden realizar en las instalaciones de los clientes y se deben recoger los equipos para ser llevados a una ubicación propia para realizar mantenimiento preventivo, actividad específica o arreglo. 

El Módulo Taller comprende 3 procesos que se vinculan a otros que ya contiene la herramienta Protecnus: 

  • Recolección con la respectiva orden de los equipos que se sustraigan del sitio para realizar la actividad específica. En este punto se dejan equipos en préstamo o sustitución mientras se termina el trabajo.
  • Trabajo en taller como mantenimiento o corrección de los equipos 
  • Y posteriormente la entrega o devolución del equipo con las mejoras realizadas.

Dentro del Módulo Taller siempre podrá tener la comunicación directa con el cliente acerca de cuáles son esos equipos que se sustraen para el mantenimiento y cuales son los equipos que se dejan en reemplazo, también podrá saber cuál fue el trabajo realizado y la devolución correspondiente, todo esto gracias al inventario con el que cuenta la herramienta.

El Módulo Taller se puede gestionar desde la aplicación móvil y así saber cuáles equipos deben ser recogidos y cuáles son los que dejarán en sustitución mediante las órdenes que ya vienen emitidas desde el módulo escritorio. También se podrá visualizar y estar informados del estado de los trabajos del taller, pues estos se realizan directamente desde el módulo de oficina en la sede principal para hacer planificación de actividades, teniendo en cuenta los trabajos que se están realizando.

Si quieres saber más sobre Protecnus nos encantaría ayudarte para que tu empresa tenga todos estos beneficios. Contáctanos y agendaremos una demostración gratuita y sin compromiso de nuestro software.


Cinco buenas prácticas relacionadas con el mantenimiento de instalaciones

Hemos recopilado algunas buenas prácticas para empresas de mantenimiento que ayudan a reducir los riesgos en la continuidad de la operación y mejorar el rendimiento en personal y seguridad, especialmente en sectores como protección contra incendios y climatización.

 

  • La cualificación y formación de las personas que realizan las instalaciones es indispensable y una de las prácticas más importantes. El instalador tiene un papel crítico en sectores como la protección pasiva contra incendios, por lo que su formación y acreditación deberán trabajarse mucho más. Esto garantizará la seguridad en todos los niveles.

 

  • Debemos tener claro con quién trabajamos y cuáles son las responsabilidades adquiridas de cada actor dentro de los sectores de mantenimiento en climatización y protección contra incendios. El trabajo coordinado, casi como una orquesta, debe funcionar sabiendo dónde interviene cada uno para que los resultados sean los adecuados.

 

  • Organizar y distribuir esas responsabilidades del equipo con un adecuado plan de mantenimiento previo. También es indispensable tener planes de trabajo por periodos de tiempo y grupos técnicos. Con el Módulo Escritorio de Protecnus tendrás la posibilidad de realizar estas planificaciones con tu equipo.

 

  • La comunicación constante puede convertirse en una ventaja competitiva para la empresa. Debemos tener la capacidad de reacción y respuesta ante posibles dudas o incidentes con un cliente. La facilidad e inmediatez al acceso de la información, de las intervenciones en sus instalaciones, certificados, facturación, etc son imprescindibles.

 

  • El análisis de datos, con la ayuda de un software, es muy importante, pues este nos ayudará en la identificación de fallos, historial de las revisiones y el comportamiento de los equipos como aires acondicionados, calefacción, extintores, etc. Esto es indispensable para llevar un seguimiento del trabajo que se realiza. Con Protecnus es posible gestionar y controlar en tiempo real la información registrada por los dispositivos móviles de los técnicos. Además del acceso a toda la información a través de internet desde cualquier dispositivo.

 

El uso e implementación de estas buenas prácticas nos aseguran resultados positivos y eficaces en nuestro contexto de mantenimiento. Si dentro de tu empresa hay cosas que están haciendo que funcionen de la mejor manera y minimizan los problemas y errores, asegúrate de seguir aplicándolas y compartirlas para que otras empresas puedan acceder a un mejor funcionamiento.